Справка 32 из военкомата: Справка из военкомата. Форма 32 | Образец — бланк — форма

Справки в военкомат

Пп. «б» п. 2 ст. 24 Закона О воинской обязанности и военной службе устанавливает, что право на отсрочку от призыва на военную службу имеют граждане:

обучающиеся по очной форме обучения в научных организациях по имеющим государственную аккредитацию программам подготовки научно-педагогических кадров в аспирантуре — в период освоения указанных образовательных программ, но не свыше установленных федеральными государственными образовательными стандартами сроков получения высшего образования — подготовки кадров высшей квалификации, и на время защиты диссертации, но не более одного года после завершения обучения по соответствующей образовательной программе высшего образования;

П. 24 Порядка организации и осуществления образовательной деятельности по образовательным программам высшего образования — программам подготовки научно-педагогических кадров в аспирантуре (адъюнктуре), утв. Приказом Минобразования от 19 ноября 2013 № 1259 дополнительно разъясняет, что:

В срок получения высшего образования по программе аспирантуры не включается время нахождения обучающегося в академическом отпуске, в отпуске по беременности и родам, отпуске по уходу за ребенком до достижения возраста трех лет.

Справки аспирантам

Приложение № 32 к Инструкции (п. 39), утв. приказом Минобороны от 2 октября 2007 № 400, определяет список документов, которые аспирант должен предоставить в военкомат для получения отсрочки. В этот список входит справка для очных аспирантов.

Приложение № 2 к Перечню (п. 3), утв. приказом Минобороны от 2 октября 2007 № 400, определяет форму справки для очных аспирантов. По этому приказу, выдача такой справки производится 1 раз в год в сентябре-октябре, либо по особому запросу военкомата. Справка заказывается в отделе аспирантуры по общим правилам заказа документов. Если справка заказывается вне периода сентябрь-октябрь, то нужно приложить скан повестки, либо привести текст телефонного запроса из военкомата, либо как-то ещё обосновать необходимость такой справки.

В цитированном выше списке документов упомянута копия лицензии на образовательную деятельность в аспирантуре. Иногда военкоматы требуют еще и копию свидетельства о государственной аккредитации образовательных программ аспирантуры (хотя, формально, на это требование они не имеют права). Аспиранты могут либо обучить сотрудников военкомата пользоваться официальными государственными реестрами лицензий и аккредитаций, см. страницу Лицензия и аккредитация аспирантуры ИОФ РАН, либо распечатать копии нужных документов с этой же страницы и заверить эти копии у учёного секретаря ИОФ РАН. Отдел аспирантуры не имеет полномочий заверять копии каких-либо документов.

Справки окончившим аспирантуру

Окончившие очную аспирантуру ИОФ РАН в течение 1 года со дня окончания аспирантуры могут обратиться в отдел аспирантуры ИОФ РАН за справкой для получения отсрочки от призыва «на время защиты диссертации». Такая справка выдаётся при выполнении следующего условия:

• На момент обращения за справкой диссертация находится на этапе защиты.

Строгое определение состояния диссертации «находится на этапе защиты» даётся здесь.

Другими словами: документы для получения отсрочки даются тому, у кого готова диссертация. А не тому, кому нужна отсрочка, но нет диссертации.

На этой странице приведён полный список видов справок для военкомата, а также полный список оснований для выдачи таких справок. Никакие другие справки или письма для военкомата, ни в каких других случаях, отделом аспирантуры ИОФ РАН не выдаются.

Как получить справку для выезда за границу? Вот что нам ответили в военкоматах Ростова 27 сентября 2022 г. — 27 сентября 2022

С собой непременно нужно будет взять паспорт и военный билет

Фото: Евгений Вдовин

Поделиться

В субботу, 24 сентября, главный военный комиссар Ростовской области Игорь Егоров заявил, что военнослужащих запаса могут не выпустить из страны без специальной справки из военкомата. 161.RU обзвонил ростовские военкоматы и выяснил, как получить этот документ и кому с наибольшей вероятностью его выдадут.

Во всех городских военкоматах корреспонденту 161.RU заявили, что за справкой необходимо явиться лично. С собой надо взять паспорт и военный билет. В одном из военкоматов порекомендовали взять еще и «оправдывающий документ»: справку с места работы об отпуске, билеты — словом, всё то, что могут посчитать основанием для выдачи такого документа.

В военкомате Пролетарского и Первомайского районов города даже выделили специальное время для выдачи справок. Их можно получить «с 09:00 до 11:00 и с 16:00 до 17:00, кроме среды и пятницы», сообщили в военкомате.

Универсального алгоритма, кому точно выдадут справку, а кому — нет, не существует. Все решается в индивидуальном порядке. При выдаче документа обращают внимание на категорию, ВУС, звание.

Из разговоров с представителями комиссариатов стало понятно, что меньше всего проблем с получением бумаги возникнет у военнообязанных женщин и списанных с военной службы мужчин. По поводу последних в одном из комиссариатов ответили так:

— Им вроде справка не нужна… Но лишней не будет.

После получения документа вас могут попросить дать разъяснение, с какой целью и на какой срок выезжаете из страны. И имейте в виду: справка действительна в течение двух недель с момента получения.

Получить официальный комментарий от областного военкомата на момент публикации не удалось. Звонки на номера справочной службы последние два дня оставались без ответа.

новость из сюжета

Подпишитесь на важные новости о спецоперации на Украине

Частичную мобилизацию в России объявили 21 сентября. Как утверждают власти, призыву подлежат пока военнослужащие запаса, имеющие боевой опыт и необходимую учетную специальность. Мобилизованным обещают такие же выплаты, как у контрактников.

По теме

• 25 сентября 2022, 07:00

  Какой будет частичная мобилизация в Ростовской области: главные ответы от военного комиссара

• 17 марта 2023, 08:00

  В России разносят повестки «для уточнения данных». Что будет, если не ходить в военкомат

• 21 марта 2023, 10:00

  Как должны вручать повестку: все правила в одной картинке

• 08 апреля 2023, 08:00

  Депутаты снова рассмотрят закон о рассылке повесток по почте. Доберутся и до «Госуслуг»?

• 01 апреля 2023, 09:00

  Электронные повестки: будут ли считать уклонистами тех, кто не заметил письмо от военкомата в электронной почте

Александра Шевченко

Корреспондент 161.RU

СправкаВоенкоматВыезд за границу

Увидели опечатку? Выделите фрагмент и нажмите Ctrl+Enter

КОММЕНТАРИИ2

Читать все комментарии

Гость

Войти

4301 — Срок действия лицензии, сертификата или регистрации; действующая военная служба; продление на сто восемьдесят дней

32-4301 — Срок действия лицензии, сертификата или регистрации; действующая военная служба; продление на сто восемьдесят дней

32-4301. Срок действия лицензии, сертификата или регистрации; действующая военная служба; продление на сто восемьдесят дней

A. Если иное не предусмотрено в настоящем разделе, срок действия лицензии, сертификата или регистрации, выданных в соответствии с этим титулом любому военнослужащему национальной гвардии или резерва вооруженных сил США, не истекает, пока этот военнослужащий проходит действительную федеральную службу. и продлевается на сто восемьдесят дней после возвращения члена с действительной федеральной службы при условии, что член или законный представитель члена уведомляет орган, выдающий лицензию, свидетельство или регистрацию, о статусе члена на федеральной действительной службе. Лицензия, свидетельство или регистрация, выдаваемые в соответствии с этим разделом любому члену, проходящему службу в регулярном компоненте вооруженных сил Соединенных Штатов, продлеваются на сто восемьдесят дней с даты истечения срока при условии, что член или законный представитель член, уведомляет орган, выдающий лицензии, сертификаты или регистрацию, о статусе члена на федеральной службе.

B. Срок действия лицензии, сертификата или регистрации, выданных в соответствии с этим разделом любому члену национальной гвардии, резерва вооруженных сил Соединенных Штатов или регулярному компоненту вооруженных сил Соединенных Штатов, не истекает и продлевается на сто восемьдесят дней с даты, когда военнослужащий может осуществлять деятельность, необходимую в соответствии с лицензией, свидетельством или регистрацией, если военнослужащий одновременно:

1. Уволен со службы.

2. Получил травму в результате активной службы, которая временно лишает члена возможности выполнять действия, необходимые в соответствии с лицензией, сертификатом или регистрацией.

C. Если лицензия, сертификат или регистрация продлеваются в течение применимого продленного периода времени после возвращения члена с федеральной действительной службы, член несет ответственность только за обычные сборы и действия, связанные с продлением лицензии, сертификата или регистрации, и не должен взимаются любые дополнительные расходы, такие как штрафы за просрочку платежа или штрафы за просрочку платежа.

D. Член или законный представитель члена должен представить в орган, выдавший лицензию, свидетельство или регистрацию, копию официального военного приказа члена, отредактированный военный билет или письменное подтверждение от командира члена до окончания применимого продленного периода времени, чтобы иметь право на продление.

E. Этот раздел не применяется к лицензиям, выдаваемым в соответствии с главой 10 настоящего раздела, если лицо, не являющееся членом национальной гвардии, резерва вооруженных сил Соединенных Штатов или регулярного компонента Соединенных Штатов Вооруженные силы уполномочены продлевать лицензию.

F. Лицензия или сертификат, выданные в соответствии с главой 36 настоящего раздела любому военнослужащему национальной гвардии, резерва вооруженных сил Соединенных Штатов или регулярному компоненту вооруженных сил Соединенных Штатов, должны быть переведены в действующий статус на девяносто дней. после того, как член вернется с федеральной действительной службы, при условии, что член или законный представитель члена уведомит отдел страхования и финансовых учреждений о статусе члена на федеральной действительной службе.

Файл с записями о призыве в армию времен Второй мировой войны и доступ к архивным базам данных

Весна 2006 г., Том. 38, № 1 | Генеалогические заметки

Теодор Дж. Халл

Увеличить

Девять молодых людей, зачисленных в регулярную армию, ждут у призывного пункта Fair Park в Далласе, штат Техас, январь 1946 года. Вспомогательный корпус армии на период 1938–1946. (111-SC-235858)

Посмотреть в каталоге Национального архива

Записи о призыве в армию времен Второй мировой войны представляют собой богатый источник информации для специалистов по генеалогии и других исследователей в Национальном управлении архивов и документации, интересующихся призывниками в армию во время Второй мировой войны. С момента их выпуска через ресурс NARA «Доступ к архивным базам данных» (AAD) в мае 2004 года они быстро стали самой популярной серией электронных записей, доступных через этот ресурс.

AAD, как первая часть программы NARA Electronic Records Archives (ERA), ведет к улучшению доступа к обширным запасам электронных записей NARA. В первый год тысячи пользователей AAD выполнили более 700 000 запросов только к файлу записей о зачислении. Учитывая 9,2 миллиона записей о зачислении в армию, рядовой резерв и вспомогательный женский армейский корпус, это не должно вызывать удивления.

В дополнение к специалистам по генеалогии, люди, которые служили на войне (а также их дети и внуки), используют записи для документирования военной службы.

Записи о зачислении являются одной из 45 серий электронных записей, доступных в настоящее время на AAD. Эти серии содержат более 85 миллионов исторических электронных записей, созданных более чем 20 федеральными агентствами по широкому кругу тем. Записи о зачислении дополняют другие электронные записи времен Второй мировой войны в AAD, в том числе записи о местах службы для персонала военно-морской разведки, записи об американцах японского происхождения, переселенных во время Второй мировой войны, и записи о военнопленных времен Второй мировой войны.

В этой статье содержится информация о том, как файл зачисления появился в AAD, а также некоторые советы и указатели по поиску записей в файле.

Подготовка записей для доступа в AAD

История электронного архива документов о призыве в армию во время Второй мировой войны начинается с катастрофического пожара 12 июля 1973 года в Национальном центре личного учета военнослужащих (NPRC) NARA. В результате пожара было уничтожено около 16–18 миллионов официальных личных дел военнослужащих, в том числе записи примерно 80 процентов личного состава армии США, уволенного в период с 1 ноября 1919 года.12 и 1 января 1960 года. После пожара сотрудники NPRC начали идентифицировать различные серии записей, хранящихся в NARA, которые могли помочь им в восстановлении утерянных основных служебных данных. С помощью этих альтернативных источников они могли подтвердить военную службу и предоставить свидетельство о военной службе.

Среди выявленных источников была серия 16-миллиметровых микрофильмов компьютерных перфокарт под названием «Микрофильм-копия армейского файла с серийными номерами, 1938–1946». Микрофильм был создан отделом кадрового обеспечения генерал-адъютантской канцелярии в 1919 г.47, и NARA присоединилось к нему в 1959 году. Первоначальные перфокарты, которые содержали основную информацию о призывниках на момент их поступления на службу в армию, были уничтожены после микрофильмирования, что было обычной практикой в ​​то время. NPRC начал использовать копию микрофильма, но это вызвало некоторые проблемы. Во-первых, было 1586 катушек микрофильмов, что очень затрудняло просмотр вручную. Во-вторых, перфокарты были микрофильмированы в порядке серийных номеров, что делало невозможным поиск по имени. В-третьих, для записи данных о зачислении с течением времени использовались различные форматы перфокарт, и документацию по различным форматам записи было трудно идентифицировать.

Цель NPRC заключалась в том, чтобы как можно больше реконструированных записей было доступно его персоналу в электронном виде, чтобы ускорить время ответа более чем одному миллиону запросов в год. В 1992 году NPRC связалась с Центром электронных записей NARA в поисках помощи в решении этих проблем.

Директор Центра был знаком с системой кинооптических датчиков для ввода в компьютер (FOSDIC) Бюро переписи и ее успешным использованием при обработке десятилетних переписей 1960–1990 годов. Результаты переписи, которые по сути представляли собой формы «пузырьков», где ответы давались путем затемнения соответствующего кружка, были микрофильмированы, а затем FOSDIC извлекла ответы из изображения. Поскольку Бюро переписи уже модифицировало первоначальный FOSDIC для обработки серии из 300 миллионов микрофильмированных перфокарт, содержащих данные о погоде, оно утвердительно ответило на вызов, поставленный NARA.

Бюро переписи населения завершило проект в 1994 федеральном финансовом году в срок и в рамках бюджета. Они успешно преобразовали 1374 из 1586 рулонов, или 87 процентов рулонов микрофильмов. 212 оставшихся рулонов, содержащих примерно 1,5 миллиона перфокарт, не могли быть преобразованы, потому что изображения карт были настолько темными, что сканер выдавал мало или вообще не выдавал пригодных для использования записей. В июле 1994 года Бюро переписи населения предоставило NARA 1374 файла данных (по одному на конвертированный рулон) на двенадцати кассетах с магнитной лентой класса 3480. NPRC получил копии файлов и работал с персоналом Центра электронных записей, чтобы определить соответствующие технические руководства военного ведомства, содержащие техническую документацию для перфокарт. Дополнительные кодовые таблицы и документация продолжают обнаруживаться среди обширных запасов текстовых записей NARA времен Второй мировой войны.

Увеличить

Перфокарта для Джеймса Н. Тронолона. Информация с перфокарт была преобразована в базу данных, доступную для поиска через AAD. (Ведомости канцелярии генерал-адъютанта, 1917–1917 гг. , РГ 407)

Уникальной характеристикой файлов, созданных Бюро переписи, было то, что FOSDIC считывал каждое изображение перфокарты до 10 раз, пытаясь создать чистую запись и извлечь все символы из исходной перфокарты. Обычно первое чтение содержит большую часть данных, извлеченных из образа карты. Если все данные не могут быть извлечены, последующие чтения изображения карты приведут к дополнительным записям, содержащим точки для символов, успешно считанных при предыдущем чтении, и буквенно-цифровые символы для тех, которые были интерпретированы при текущем чтении. Различные интерпретации одного и того же символа могли иметь место при нескольких чтениях. Пустая запись разделяет записи или группы записей, относящиеся к отдельному изображению перфокарты. Каждый файл также содержал запись заголовка, указывающую номер коробки и рулона микрофильма, а также запись конца файла. В тех случаях, когда FOSDIC не могла интерпретировать какую-либо информацию с перфокарты или серии перфокарт в файле, FOSDIC вставляла запись, указывающую: «ОДНА ИЛИ НЕСКОЛЬКО ЗАПИСЕЙ В ЭТОМ МЕСТО НЕ ПРОЧИТАЕТСЯ».

Эти функции представляли трудности для NPRC, поскольку буквенно-цифровые данные были распределены по нескольким записям, что затрудняло их использование и интерпретацию. Большое количество файлов по-прежнему создавало логистическую проблему для идентификации и поиска людей, особенно с учетом компьютерных технологий того времени. В течение 1990-х годов NPRC собирал кодовые книги и начал анализ записей, в то время как Центр систем данных NARA в Сент-Луисе создал программы раннего редактирования, пытаясь объединить лучшие предположения в одну запись. Однако, учитывая сложность файлов и ограниченные возможности поиска и определения местонахождения отдельных записей, NARA не проводило дополнительной обработки электронной версии «Микрофильм-копии файла с армейскими серийными номерами, 1938–1946.»

То есть до 2002 года. В том же году сотрудники еще раз взглянули на вялый проект, прежде всего из-за недавно разработанного ресурса Access to Archive Databases (AAD). Они решили, что для того, чтобы подготовить записи для AAD, к проекту следует подходить в два этапа. Первый этап включал «объединение» 1374 файлов в 12 файлов, соответствующих количеству компьютерных ленточных картриджей, предоставленных Бюро переписи населения. Цель состояла в том, чтобы сократить количество файлов до управляемого числа и обеспечить общую оценку объема, содержания и качества электронных файлов. Этот первый этап был завершен в мае 2002 года и привел к созданию серии «Необработанные файлы электронных армейских серийных номеров, 1994–2002», который содержит 23 446 462 записи.

Цель второго этапа состояла в том, чтобы получить единый файл данных с единственной записью «наилучшего предположения» для каждого серийного номера, чтобы его можно было сделать доступным через ресурс AAD. Во-первых, 12 файлов снова были объединены в один файл. Затем программист NARA написал компьютерную программу, чтобы «свернуть» несколько чтений FOSDIC изображений перфокарт в одну запись «наилучшего предположения». Когда мы свернули несколько записей, мы смогли свернуть только данные, появившиеся во втором чтении FOSDIC перфокарты, в первое чтение. FOSDIC, возможно, правильно интерпретировал любой конкретный символ при третьем или более позднем чтении перфокарты, но мы не смогли применить к обработке более сложный алгоритм, чтобы обеспечить лучшую «догадку», чем то, что появляется в результирующем файле. Поэтому мы сохранили необработанные файлы серийных номеров электронной армии на тот случай, если исследователи захотят повторно обработать необработанные данные и создать лучший файл «наилучшего предположения».

Программа также сопоставила соответствующие данные коробки и рулона с концом каждой очищенной записи. Записи со значением «ОДНА ИЛИ НЕСКОЛЬКО КАРТ В ЭТОМ МЕСТЕ БЫЛИ НЕПРОЧИТАЕМЫМИ» сохраняются в файле на своих исходных позициях. Результирующий файл, известный как «Записи о призыве во время Второй мировой войны: объединенный файл с электронными армейскими серийными номерами, 2002 г.», содержит в общей сложности 9 200 232 записи «наилучшего предположения», включая 160 390 записей, указывающих на перфокарты, которые FOSDIC не смог интерпретировать. Именно этот файл NARA делает доступным в ресурсе AAD.

Армейские регистрационные записи Характеристики файла и AAD

Пользователям файла AAD важно понимать, насколько далеки записи о зачислении от микрофильмов исходных компьютерных перфокарт. Каждый последующий этап обработки неизменно приводил к возникновению ошибок.

Как и большинство архивных записей, используемых в настоящее время для генеалогических исследований, записи изначально создавались для совершенно другой цели, чем идентификация конкретных лиц. Что касается призывных карточек, они были разработаны для отражения на момент поступления на службу основных характеристик каждого призывника в армии, рядовом резервном корпусе и женском армейском вспомогательном корпусе. Управление генерал-адъютанта использовало перфокарты для подготовки таблиц, анализирующих наличие различных характеристик среди лиц, зачисленных или призванных, а также для предоставления информации для политики демобилизации. Поэтому, учитывая, что первоначальной целью программы была подготовка статистических таблиц, возможно, меньше внимания уделялось правильному написанию имен и точному набору клавиш в полях личных данных.

Самое главное, многочисленные переносы этих записей — от оригинальной записи на перфокартах до их копирования на микрофильмы, обработки FOSDIC, до «слияния» и «свертывания» — означают, что ошибка могла быть внесена на любом этапе. Низкое качество оригинального микрофильма стало причиной большинства ошибок. Чтобы определить уровень ошибки в результирующем файле, сотрудники NARA сравнили случайную выборку записей о призыве во Вторую мировую войну с микрофильмированными перфокартами. В 35 процентах проверенных выборочных записей была обнаружена ошибка сканирования. Однако только 4,7% записей содержали какие-либо ошибки в символах в столбце имени и только 1,3% — в столбце серийных номеров. Хотя большое количество записей содержало другие ошибки, они были незначительными. Например, столбец термина зачисления часто имеет значение «0» в электронном файле, где на исходной карточке нет штампа. Другие ошибки могут быть интуитивно исправлены пользователями, например, понимание «POT» или «PVO» означает PVT в столбце оценок. Чтобы свести к минимуму эти проблемы, сотрудники NARA описали некоторые распространенные ошибки в наборе часто задаваемых вопросов для AAD.

Основная часть записей относится к периоду с 1941 по 1946 год. Около 4 процентов записей содержат данные, изначально записанные в статистических карточках рядового резервного корпуса, и основная часть этих записей относится к 1942 и 1943 годам.

Количество регистрационных записей по годам

Год	Количество призывных карточек
1938	2 021
1939	49 181
1940	348 683
1941	1 094 781
1942	3 030 407
1943	1 839 363
1944	819 757
1945	845 146
1946	635 301
Другие годы или неверный код	41 756

Как правило, записи содержат порядковый номер, имя, штат и округ проживания, место призыва, дату призыва, звание, род войск, срок призыва, продолжительность жизни, место рождения (место рождения), год рождения, расу. , образование, гражданская профессия, семейное положение, рост и вес (до 1943 г.), военная специальность (1945 г. и позже), состав армии. Как отмечалось ранее, в конце каждой записи «наилучшего предположения» указывается номер коробки и рулона микрофильмированных перфокарт.

Для облегчения поиска и поиска в ресурсе AAD файл разделен на две таблицы: большой файл, содержащий общие записи о зачислении в армию, включая призывников женского вспомогательного армейского корпуса, и второй с записями о призывниках в резервный корпус. Со временем формат призывного билета менялся, и в тех же столбцах исходных перфокарт записывались рост и вес или категории военной специальности. Поскольку нет простого способа отличить исходные данные, записанные на двух

, NARA решила удалить эти данные из версии файла AAD.

Поиск записей в AAD

Пользователи могут искать и извлекать записи о зачислении через ресурс доступа к архивной базе данных (AAD). Перед использованием AAD мы рекомендуем пользователю прочитать «Руководство по началу работы» на домашней странице AAD. Часто задаваемые вопросы, разработанные специально для Файла учета призывников в армию времен Второй мировой войны, также содержат ряд полезных советов и подсказок о характеристиках технических данных в различных областях.

Увеличить

Новобранцы получают заявки от Staff Sgt. Н. Р. Келли в военкомате Нью-Йорка на Уайтхолл-стрит, 39, июнь 1940 г. (111-SC-115556)

Посмотреть в каталоге национальных архивов

На домашней странице AAD пользователь может выполнить поиск по всем сериям в AAD, введя имя или другой поисковый запрос в поле «Поиск в AAD». Результаты будут возвращены из файла с армейскими серийными номерами и из всех других серий в AAD, где это уместно. Кроме того, пользователь может перейти прямо к списку призывников, используя ссылку в разделе «Самые популярные» или выбрав категории «Военный персонал», «Вторая мировая война» или «19».40–1955. Затем пользователь нажимает «поиск», чтобы получить доступ либо к записям о зачислении, либо к записям резервного корпуса. Откроется страница, на которой пользователь может искать эти записи.

Использование личного армейского серийного номера может быть наиболее эффективным способом поиска записи. Введите серийный номер в поле поиска без дефисов, отправьте поиск, и появится сводка записи с этим серийным номером. Щелчок по значку в столбце под названием «Просмотр записи» отобразит полную запись, которая будет содержать значения закодированных данных. Чтобы распечатать копию любой записи, нажмите «Печать» в верхней части экрана, и это снова отобразит полную запись в формате, подходящем для печати.

Обычный способ поиска отдельных записей — по имени. Пользователи должны помнить, что при поиске не учитывается регистр, даже если записи в файле вводятся в верхнем регистре. Делая записи доступными в AAD, сотрудники вставили «#» вместо пробелов, которые обычно появляются между фамилией и именем и в других случаях. Столбец имени включает все возможные части имени: фамилия, пробел, имя, пробел, инициал отчества и SR, JR, 3rd и т. д. Имена с «Mac», «Mc», «de», «Van», и т. д., иметь пробел между префиксом и остальной частью фамилии, когда и префикс, и последующая буква заглавные. Например: McAffee был записан как MC AFFEE, но Mcaffee был записан как MCAFFEE. Имена с апострофами, такие как O’Brien, обычно не имеют пробела между префиксом и остальной частью имени, т. е. OBRIEN. Ван Хойзен записан как ВАН ХЕЙЗЕН. Когда полное имя было длиннее, чем количество символов, доступных в столбце имени, в столбце находилась как можно большая часть фамилии, а в качестве имени использовались инициалы. AAD также позволяет использовать подстановочные знаки при поиске, чтобы пользователи могли идентифицировать записи, даже если они не уверены в правильности написания или формата имени.

Например, чтобы найти запись моего деда, я ввел «James N Tronolone» в поле поиска по имени. В качестве альтернативы я мог бы просто ввести «Тронолон» и выбрать его запись из 23 записей о лицах с такой фамилией в призывной таблице. Если пользователь ищет обычное имя, это имя можно объединить с другими полями, такими как штат или штат и округ, чтобы сузить поиск отдельной записи. Пользователи часто используют информацию, полученную при поиске AAD, например серийный номер, если он неизвестен иным образом, чтобы запросить дополнительную информацию о своем родственнике в Национальном центре кадровой документации.

Поскольку этот файл изначально был разработан для компьютерной обработки, поля данных, такие как штат и округ проживания, место призыва, гражданская профессия и семейное положение, были представлены числовыми кодами, а не прописаны. Эти коды позволяли единообразно записывать повторяющиеся данные при перфорации клавиш, а также эффективно сортировать и табулировать компьютерные перфокарты. AAD интерпретирует закодированные поля «на английском языке», чтобы пользователи могли понять информацию. Полная запись также содержит ссылки на примечания к конкретным полям, которые более полно объясняют значения кодов.

Другой распространенной стратегией поиска является поиск записей о лицах, завербованных в определенном месте или прибывших из определенного округа. Для этого требуется поиск в AAD с использованием одного или нескольких закодированных полей. Поля Резиденция: Государство; Место жительства: уезд; и Место зачисления — это параметры на главном экране поиска по базе данных. Для поиска в этих полях щелкните ссылку «Выбрать из списка кодов», чтобы открыть окно со списком всех кодированных значений. Выберите значение и нажмите кнопку «Отправить». Это вставит код в поле поиска, после чего пользователь сможет выполнить поиск.

Например, чтобы получить список призывников из округа Сентер, штат Пенсильвания, сначала выберите основной код штата Пенсильвания (код 32). Затем выберите соответствующий код округа (код Центрального округа — 027). После того как эти коды будут вставлены в поля поиска и поиск будет отправлен, AAD вернет 3170 записей. Будут возвращены все результаты поиска, но, поскольку это число превышает ограничение загрузки в 1000 записей, никакие записи не могут быть загружены для дополнительной обработки. Чтобы получить полный список, пользователь может выполнить несколько запросов, например, выполнив серию поисков по годам призыва. Несколько записей, полученных таким образом, могут быть загружены на компьютер пользователя в виде файла электронной таблицы ASCII со значениями, разделенными запятыми, с кодовыми значениями или без них. Затем файл можно напрямую импортировать в программное обеспечение для работы с электронными таблицами, такое как Microsoft Excel, для дальнейшей обработки.

* * *

История армейских регистрационных записей времен Второй мировой войны уникальна, но она иллюстрирует, на что пойдет НАРА, чтобы предоставить исследователям свободный доступ к документальному наследию правительства Соединенных Штатов.

По мере того, как NARA развивает свои архивы электронных документов, AAD будет продолжать оставаться неотъемлемой частью этой программы и расширяться, чтобы обеспечить доступ к растущему количеству и разнообразию электронных документов, хранящихся в Национальном архиве.

---

Теодор Дж. Халл, , работает архивариусом в Отделе обслуживания электронных и специальных носителей Национального управления архивов и документации, Колледж-Парк, Мэриленд.