Справка с места работы образец студенту: Ошибка сервера

Заказ справок — Образовательная программа «История» — Национальный исследовательский университет «Высшая школа экономики»

Мы рады сообщить, что 1 апреля 2022 года центр сервиса «Студент» открыл свои двери для студентов и выпускников!

Ссылка на сайт – https://studentcentre.hse.ru

Электронный сервис – https://pmo.hse.ru/servicedesk/customer/portal/93/group/200    

Для подачи заявки необходимо авторизоваться в Едином личном кабинете (по почте студента).
Если у пользователя нет аккаунта в ЕЛК, необходимо  зарегистрироваться  по ссылке   (для выпускников, если они уже не используют корпоративную почту).

Центр сервиса «Студент» находится по адресу Покровский бульвар, д.11, вход №5.
Для студентов: вход с улицы со стороны Покровского бульвара справа от входа №1 (без пропускной системы).

Электронный сервис для взаимодействия с отделом по работе с документами обучающихся ФГН на Старой Басманной.   
Заказать справку

Справки для военкомата
Второй отдел НИУ ВШЭ оформляет справку по форме Приложение № 2 к перечню (п.3).
Информация по ссылке: https://www.hse.ru/studyspravka/Otsrochka
Справки по телефону:  8 (495) 621-72-16 доб. 15359
Адрес: (ул. Космонавта Волкова. д.18, комн.101) 
Начальник 2-го отдела: Кротов Владимир Николаевич, электронная почта: [email protected]

Справку об обучении с информацией о стипендии
Выдаёт Отдел по расчету стипендий Управления бухгалтерского учета
Адрес: г. Москва, К-422 (Кривоколенный пер., д. 3а)
Прием студентов: вторник и четверг с 16:00 до 17:45

Эл. почта: [email protected]
Сайт: https://www.hse.ru/org/hse/aup/ubu/scholarships/references
Телефон: 8-495-531-00-69;8-495-772-95-90  доб. 115-76 или 114-15 или 113-20

Прежде чем выбрать вид справки, ознакомьтесь с таблицей, где указано назначение каждой из них:

Наименование документа	Описание	Место предоставления	Примечания
Справка для банка( +счет)	Выдается студентам, участникам программы образовательного кредитования с государственной поддержкой, заключивших договор с банком до 2014/2015 учебного года. Содержит информацию, о наличии/ отсутствии академических задолженностей. Счет- используется при оплате обучения студентами, участниками программы образовательного кредитования с государственной поддержкой, а также юридическими лицами, оплачивающими обучение студента. Используется для получения кредита в банке.	В банк	Студентам, заключившим договор с банком в 2014/2015 учебном году и позже, справка не требуется, им выдается только счет на оплату.
Справка об успеваемости( на русском и английском языках)	Используется для подтверждения результатов обучения (в справке указываются все изученные дисциплины с оценками)	НИУ ВШЭ, иностранные ВУЗы и др.
Академическая справка(только на русском языке)	Используется для подтверждения результатов обучения (оформляется на специальном бланке академической справки)	Другие ВУЗы (при переводе)	Оформляется студентам/лицам, обучавшимся в НИУ ВШЭ, но не завершившим освоение основной образовательной программы высшего образования
Справка об обучении (на русском и английском языках)	Используется для подтверждения факта обучения студента в НИУ ВШЭ	Пенсионный фонд, налоговые службы, МВД, РЖД, визовые центры и др. (не в военкомат)	Используется для подтверждения факта обучения студента в НИУ ВШЭ,в том числе проживания в общежитии НИУ ВШЭ. Могут получать и лица, ранее обучавшиеся в НИУ ВШЭ.
Справка в ФМС об обучении иностранного гражданина	Используется для подтверждения факта обучения иностранного студента в НИУ ВШЭ	ФМС
Справка для военкомата	Используется для подтверждения факта обучения студента в НИУ ВШЭ Отсрочка от службы в армии по учёбе	В военкомат	Выдает Второй отдел НИУ ВШЭ
Справка об обучении с информацией о стипендии (на русском или английском языке)	Используется для подтверждения факта получения студентом стипендии и иных денежных выплат (в том числе для подачи заявления в органы социальной защиты о назначении социальной стипендии)	В органы социальной защиты	Выдает Управление бухгалтерского учета, по адресу ул.Мясницкая 20, К-422
Справка об уровне владения иностранным языком(на английском языке)	Используется для подтверждения уровня владения иностранным языком студентами, обучающимися по образовательным программам бакалавриата	В другие ВУЗы
Копии лицензий и свидетельств о государственной аккредитации ВУЗа		Используется для предоставления в налоговые органы при оформлении налогового вычета и в иных случаях
Характеристика студента	Предоставляется студентом на Военную кафедру НИУ ВШЭ или по месту требования	Военная кафедра НИУ ВШЭ	Для её заказа необходимо направить письмо администратору Учебного офиса

404 Cтраница не найдена

• Университет
  • Руководство
  • Ректорат
  • Обращение к ректору
  • Ученый совет
  • Университету 90 лет
  • Телефонный справочник
  • Документы
  • Структура
  • СМИ о вузе
  • Символика БГМУ
  • Электронный ящик доверия
  • Комплексная программа развития БГМУ
  • Антитеррор
  • Сведения об образовательной организации
  • Абитуриенту
  • Обращение граждан
  • Фотогалерея
  • Карта сайта
  • Видеогалерея
  • Оплата банковской картой
  • Реорганизация вуза
  • Календарь мероприятий
• Образование
  • Учебно-методическое управление
  • Центр практических навыков
  • Факультеты
  • Кафедры
  • Институт дополнительного профессионального образования
  • Приемная комиссия
  • Медицинский колледж
  • Деканат по работе с иностранными обучающимися
  • Управление международной деятельности
  • Отдел ординатуры
  • Расписание
  • Менеджмент качества
  • Федеральный аккредитационный центр
  • Научно-образовательный медицинский кластер «Нижневолжский»
  • Государственная итоговая аттестация
  • Первичная аккредитация
  • Первичная специализированная аккредитация
  • Внутренняя оценка качества образования
  • Информация для инвалидов и лиц с ограниченными возможностями здоровья
  • Информация для студентов
  • Я-профессионал
  • Всероссийская студенческая олимпиада по хирургии с международным участием
  • Медицинский инспектор
  • Онлайн обучение
  • Социальная работа в системе здравоохранения
  • Новые образовательные программы
  • Электронная учебная библиотека
  • Периодическая аккредитация
  • Независимая оценка качества образования
  • Профессиональное обучение
• Наука и инновации
  • Наука и университеты
  • Структура и документы
  • Указ Президента Российской Федерации «О стратегии научно-технологического развития Российской Федерации»
  • Стратегия развития медицинской науки до 2025 года
  • Научно-исследовательские подразделения
  • Клинические исследования и испытания, ЛЭК
  • Диссертационные советы
  • Докторантура
  • Аспирантура
  • Грантовая политика БГМУ
  • Актуальные гранты, стипендии, конкурсы
  • Конференции и форумы
  • Гранты, премии, конкурсы, конференции для молодых ученых
  • Полезные интернет-ссылки
  • Научные издания
  • Проблемные научные комиссии
  • Патентная деятельность
  • БГМУ в рейтингах университетов
  • Публикационная активность
  • НИИ кардиологии
  • Институт урологии и клинической онкологии
  • Репозиторий БГМУ
  • Евразийский НОЦ
• Лечебная работа
  • Клиника БГМУ
  • Всероссийский центр глазной и пластической хирургии
  • Уф НИИ ГБ
  • Клиническая стоматологическая поликлиника
  • Клинические базы
  • Отчеты по лечебной работе
  • Договорная работа с клиническими базами
  • Отделения клиники БГМУ
  • Лицензии
  • Санаторий-профилакторий БГМУ
• Жизнь БГМУ
  • Воспитательная и социальная работа
  • Отдел по культурно-массовой работе
  • Отдел по связям с общественностью
  • Общественные объединения и органы самоуправления
  • Отдел по воспитательной и социальной работе
  • Творческая жизнь
  • Спортивная жизнь
  • Профсоюз обучающихся БГМУ
  • Профсоюзный комитет
  • Совет кураторов
  • Совет обучающихся
  • Ассоциация выпускников
  • Работа музеев на кафедрах
  • Выпускники БГМУ – ветераны ВОВ
  • Золотой фонд БГМУ
  • Медиа центр
  • БГМУ — ВУЗ здорового образа жизни
  • Юбиляры
  • Жизнь иностранных студентов БГМУ
  • Университету 90 лет
  • Университету 85 лет
  • Празднование 75-летия Победы в Великой Отечественной войне
• Научная библиотека
• Приоритет 2030
  • О программе
  • Проектный офис
  • Стратегические проекты
  • Миссия и стратегия
  • Цифровая кафедра
  • Конкурсы для студентов
  • Отчетность
  • Публикации в СМИ
  • Программа развития
  • Научные семинары для студентов и ученых БГМУ
  • Новости

Подтверждение занятости (подтверждение занятости) | Управление человеческими ресурсами и развитие

Университет использует службу «Рабочий номер» для всех запросов на подтверждение занятости или дохода для преподавателей, сотрудников, ассистентов выпускников и студентов-сотрудников. Work Numbers — это быстрый и безопасный автоматизированный сервис для быстрого предоставления подтверждения занятости или дохода — необходимый шаг во многих современных жизненных событиях, связанных с кредитом, финансированием, например, подачей заявки на ипотеку или кредит или аренду квартиры. Рабочий номер упрощает процесс проверки и ускоряет принятие решений о кредите через онлайн-систему, доступную для верификаторов 24 часа в сутки, 7 дней в неделю.

Рабочий номер защищает конфиденциальную информацию сотрудников, удостоверяя всех верификаторов перед использованием системы, аутентифицируя верификатора при входе в систему, требуя, чтобы верификатор имел согласие потребителя и действительную допустимую цель для запроса данных, а также отслеживая и проверяя деятельность верификатора для обеспечения соответствия. с вышеуказанными гарантиями.

Как использовать рабочий номер:

Для подтверждения занятости и дохода (сотрудников):

Сотрудники также могут получить доступ к собственному подтверждению занятости/дохода и письму с места работы для иммиграции, трудоустройства и дохода и/или трудоустройства, используя следующие инструкции:

• Перейдите на веб-адрес https://theworknumber. com/
• Нажмите на приглашение «Войти» в правом верхнем углу
• Выберите «Просмотреть мои данные»
• Найдите работодателей, введя имя работодателя Университета Джорджа Вашингтона или код: 14290, щелкните, чтобы выделить GW, затем нажмите «Выбрать работодателя»
• Нажмите «Зарегистрироваться сейчас!» и следуйте инструкциям по входу в систему
• После регистрации отобразится главный экран, щелкните значок «Письма о трудоустройстве», и вы сможете загрузить письмо о трудоустройстве для иммиграционной службы , письмо, подтверждающее занятость и доход , и/или письмо, содержащее только сведения о занятости.

Только для подтверждения занятости (третьи стороны):

Предоставьте лицу, которому требуется подтверждение вашей занятости, следующую информацию:

• Ваш номер социального страхования
• Код работодателя Университета Джорджа Вашингтона: 14290
• Варианты доступа к рабочему номеру для верификаторов: рабочий номер или 1-800-367-5690

Для подтверждения дохода: создание ключа заработной платы (третьи стороны):

Ключ заработной платы — это одна из форм авторизации сотрудника, используемая для раскрытия дохода. Если верификатор запрашивает у вас ключ зарплаты, выполните следующие действия:

• Получите доступ к рабочему номеру для сотрудников онлайн по рабочему номеру или по телефону 1-800-367-2884 9.0020
• Выберите «Я сотрудник»
• Выберите «Войти на сайт»
• Введите код работодателя (14290) и выберите «Войти»
• Выберите «Я хочу предоставить подтверждение занятости и дохода»
• Введите свой идентификатор пользователя (ваш полный номер социального страхования) и выберите «Продолжить»
• Введите свой PIN-код и выберите «Войти». Ваш начальный PIN-код состоит из последних 4 цифр вашего номера социального страхования, за которыми следует 4-значный год вашего рождения.
• Выберите «Создать ключ зарплаты»
• Выберите «Создать другой ключ зарплаты»
• Запишите шестизначное число ______________
• Предоставьте лицу, запрашивающему ключ зарплаты, следующую информацию:
• Ваш номер социального страхования
• Код работодателя Университета Джорджа Вашингтона: 14290
• Ключ вашей зарплаты
• Варианты доступа к рабочему номеру для верификаторов: рабочий номер или 1-800-367-5690

Устранение неполадок

Если вы заблокированы и сброс PIN-кода не работает, вы можете запросить помощь в The Work Number®, отправив заявку в службу поддержки клиентов (https://theworknumber. com/contact) или позвонив по номеру 1- 800-827-9430.

Подтверждение трудоустройства и учетные данные – UF Human Resources

Подтверждения трудоустройства Запросы Записи Хранение записей Сканирование

Подтверждения трудоустройства

Университет Флориды проверяет оплачиваемую работу только для нынешних и бывших сотрудников в течение 25 лет после увольнения из Университета. Если вас интересует производительность сотрудника, пожалуйста, свяжитесь напрямую с отделом сотрудника.

*Не отправляйте номера социального страхования по электронной почте, в текстовом содержимом и/или вложениях*

Уведомление о подтверждении занятости третьей стороны:  В настоящее время Университет Флориды не предоставляет никакой дополнительной информации, кроме той, что указана в Рабочий номер. Запросы на устную или ручную проверку больше не принимаются.

Прощение ссуды государственной службы (PSLF)

Что это такое?

Программа PSLF — это федеральная программа, которая прощает оставшуюся часть прямых кредитов студента после того, как студент внес 120 соответствующих ежемесячных платежей.

Университет Флориды является государственным учреждением и государственным университетом, который соответствует федеральному требованию «организации государственной службы». Сотрудники UF могут претендовать на участие в этой программе.

Кто подходит?

• Сотрудники UF должны иметь в общей сложности 30 или более часов (0,75 FTE) и получать оплату непосредственно от Университета Флориды.
• Сотрудники, занятые неполный рабочий день (менее 30 часов в UF), могут иметь право подать заявку на участие в программе PSLF только в том случае, если они имеют в общей сложности 30 часов работы у двух квалифицированных работодателей. Сочетание в общей сложности 30 часов считается Департаментом образования полным рабочим днем.

ПРИМЕЧАНИЕ: Если ваша форма PSLF ранее была сертифицирована как неполный рабочий день, и вы проработали 30 часов или более в UF, вы можете повторно отправить свой запрос по адресу [email protected], и член нашей команды повторно сертифицирует вас как полный рабочий день. временная занятость.

Как отправить форму?

Квалифицированные сотрудники могут отправить электронное письмо в отдел трудовых операций и записей по адресу: [email protected]   , чтобы запросить заполнение страницы 2, разделов 3 и 4.

При отправке сообщения по электронной почте предоставьте следующую информацию:

• Полное юридическое имя
• УФИД

В целях безопасности не указывайте свой SSN ни в одном сообщении электронной почты. Подождите 5–7 рабочих дней, прежде чем EOR рассмотрит и заполнит форму.

Для получения дополнительной информации о программе PSLF и формы PSLF посетите веб-сайт Федеральной помощи студентам.

Проверка третьей стороной

Рабочий номер — это официальный инструмент проверки занятости и дохода в Университете Флориды. Он обеспечивает безопасную автоматическую проверку для нынешних и бывших сотрудников, уволенных 1 января 2004 г. или позже, а их онлайн-портал доступен 24 часа в сутки, 7 дней в неделю. Эта услуга обновляется каждые две недели платежного цикла.

• Код работодателя университета: 13570 .
• При запросе данных о занятости учащегося требуется подписанная форма разрешения. Все сотрудники-студенты, в том числе ассистенты выпускников, защищены Федеральным законом о правах семьи на образование и неприкосновенность частной жизни 1974 года (FERPA).
• Во всех запросах на подтверждение занятости и дохода необходимо использовать The Work Number®

Преимущества использования рабочего номера

Нужно только проверить, является ли он действующим сотрудником? Попробуйте наш каталог UF!

В каталоге нашего университета будет указан любой сотрудник, активно работающий в нашей системе. Обратите внимание: если сотрудник не отображается в каталоге, могут потребоваться дополнительные шаги, чтобы проверить, активны ли они в настоящее время для выбранных сотрудников (работа студентов и сотрудников, которые хотят остаться в тайне). Каталог UF: https://directory.ufl.edu/

Связанные с UF организации

UF Health (Shands), Университетская спортивная ассоциация (UAA) и Gator Dining являются организациями, связанными с UF, которые ведут собственный учет заработной платы и кадрового учета. Сотрудники перечисленных ниже организаций не входят в систему данных о должностях Университета Флориды.

Пожалуйста, свяжитесь с этими учреждениями напрямую для получения инструкций о том, как подтвердить занятость.

Медицинское свидетельство

Если вам нужна информация о принадлежности или полномочиях сотрудника медицинского центра, воспользуйтесь формой подтверждения принадлежности и привилегий, чтобы подтвердить свой запрос.

Текущие и бывшие сотрудники

Проверка собственной занятости?

Отчет о занятости доступен для нынешних и бывших сотрудников UF мгновенно. Эта информация включает в себя большую часть дат вашего трудоустройства и информацию о доходах, а также список всех случаев, когда верификатор пытался получить доступ к некоторым или всем вашим данным с помощью рабочего номера. Ниже перечислены доступные инструкции:

1. Посетите https://theworknumber.com/solutions/consumers/employment-data-report/
2. Прокрутите вниз, чтобы выбрать отчет с данными о занятости: онлайн, по телефону, по электронной почте или по почте
3. Если вы выберете вариант онлайн-поиска, выполните следующие действия:
   • Выберите Запросить ваши данные
   • Введите код работодателя:  13570 , а затем нажмите на увеличительное стекло

   .

   • Выберите «Университет Флориды», а затем «Выбрать работодателя»
4. Если вы ранее создали идентификатор пользователя, введите свой идентификатор, а затем пароль
5. Если вы ранее не создавали идентификатор пользователя, выберите Забыли идентификатор пользователя?
   • Введите свою личную информацию и следуйте инструкциям, чтобы подтвердить свою личность
   • Следуйте инструкциям по созданию личного идентификатора пользователя и пароля
6. После входа в свою учетную запись выберите «Запросить мгновенный онлайн-отчет» и выполните шаги

.

7. Для тех, кому нужно подтверждение дохода , перейдите к следующему шагу.
   • Нажмите «Подтвердить доход проверяющим», а затем «Создать ключ зарплаты»

Правительство

Правоохранительные органы могут направить свои формы по электронной почте по адресу[email protected] или по почте на наш физический адрес, указанный для получения конкретной информации для проверки. Пожалуйста, предоставьте форму выпуска и контактную информацию.

Адрес
Трудовые операции и записи
903 West University Avenue
Gainesville, FL 32601

Ветераны вооруженных сил

VA Запрос информации о трудоустройстве в связи с заявлением на пособие по инвалидности

• Университет может заполнить разделы II и IV, форма должна быть пустой.
• Электронное письмо должно содержать ваше официальное имя, UFID и/или дату рождения.

Не добавляйте номера социального страхования при отправке по электронной почте.

Электронная почта: [email protected]

Пенсионеры-ветераны

Раздел IV необходимо заполнить в Отделе пенсионного обеспечения

• Бесплатный телефон: 844-377-1888
• Телефон: 850-907-6500
• Д. Телефон: 800-955-8771
• Факс: 850-410-2010
• Электронная почта: [email protected]

Запрос записей

Что такое запись?

Все, что создает университетское сообщество – как в печатном, так и в электронном виде, считается записью. Документы университета являются публичными документами и не могут быть уничтожены и/или переданы без официального срока хранения, утвержденного менеджером документации университета. Все записи должны храниться в соответствии с официально утвержденным графиком хранения записей.

Для получения дополнительной информации, пожалуйста, посетите UF George A. Smathers Libraries – Что такое публичная запись?

Штат Флорида официально определяет запись в Главе 119.

Типы запросов на записи

Ниже приведен список запросов на записи с информацией о том, что делать, если ваш факультет или колледж должны были получить такую ​​запись.

Публичные записи

Если вы отправляете запрос на публичные записи, посетите веб-сайт запроса публичных записей.

Повестка в суд

Если вы получили повестку в суд или по любым вопросам, пожалуйста, свяжитесь с [email protected].

Кадровые записи

Запрос вашего личного дела:

• Вы можете запросить свое личное дело по электронной почте [email protected]
  • Хотя электронная почта является наиболее удобным способом запроса личного дела, вы также можете запросить свой файл по телефону или лично.
• Пожалуйста, укажите свой UFID и/или DOB в запросе по электронной почте.
• Запросы, выходящие за рамки личных дел отдельных лиц, могут потребовать оплату труда.

Не сообщайте свой номер социального страхования по электронной почте.

Запрос чужого файла:

• Пожалуйста, отправьте свой запрос через Запрос общедоступных записей.

Защищенные файлы

Некоторые категории людей, в том числе полицейские и их супруги, жертвы определенных преступлений, сотрудники службы внутреннего аудита и опекуны ad litem, могут иметь дополнительную защиту в соответствии с законодательством Флориды в отношении конкретной личной информации. Университет обычно не раскрывает личную информацию, такую ​​как свидетельства о рождении и домашний адрес этих лиц, если иное не требуется по закону.

Роль Департамента в отношении документации Запрос

Поскольку Университет Флориды является государственным учреждением, мы руководствуемся Статутом штата Флорида, Раздел 119, в отношении публичных записей; таким образом, личные дела подлежат публичному рассмотрению.

Сотрудники Отдела операций и документации по трудоустройству (EOR) служат в качестве хранителей документации для всех личных дел сотрудников и преподавателей и тесно сотрудничают с отделами конфиденциальности, главного юрисконсульта и отдела новостей и связей с общественностью в поддержании и раскрытии информации о сотрудниках.

Что делать, если вы получили запрос на запись?

В любом случае, когда лицу вручена повестка в суд, уведомление о показаниях под присягой или другой судебный процесс, относящийся к деятельности университета, это лицо должно немедленно сообщить об этом главному юрисконсульту UF.

Контактное лицо:
Барбара Вуд
Эл.

Чтобы эффективно собрать все необходимые документы, в некоторых случаях EOR обращается к отделу кадров университетского городка с просьбой помочь ответить на запрос. Ниже приводится подробная информация о том, как отделы могут помочь предоставить наилучшее обслуживание запрашивающей стороне.

• Предоставить все ответы к сроку выполнения EOR.
• Предоставляйте только документы отдела, которые НЕ были загружены в OnBase.
• Сообщите EOR по электронной почте в отдел кадров, если ваше контактное лицо, которое может помочь с общедоступными записями, изменилось.
• Отправить все файлы через Dropbox.

Хранение

Каждая запись должна заканчиваться. Нет необходимости собирать стопки документов после того, как они достигли своего срока хранения, просто не забудьте избавиться от документов в соответствии с инструкциями по их категориям.

Что такое график хранения?

График хранения описывает минимальное количество времени, в течение которого тип записи должен храниться в учреждении. Эти графики хранения постоянно обновляются по мере того, как мы узнаем о новых записях, созданных и полученных университетом.

Зачем нужны графики хранения?

Это форма управления записями, которая поддерживает функции университета, такие как практика ведения документации и соблюдение требований закона о хранении. Другая причина, по которой следует учитывать, заключается в том, что некоторые записи имеют долгосрочную ценность и, как ожидается, останутся в Университете на неопределенный срок.

Другими словами, график хранения помогает отделам UF решить, какие документы следует оставить, а какие документы можно утилизировать и когда. Рекомендации по графику удержания обеспечивают согласованность и ясность между университетами.

Университет Флориды использует два разных типа графиков удержания:

• Создано штатом Флорида
• Создан для Университета Флориды

Каковы наиболее распространенные графики хранения?

Общее расписание записей сгруппировано по следующим тематическим темам:

• Полицейские записи
• Записи государственных школ
• Публичные библиотеки
• Отчеты и исследования гранта
• Университет Флориды

Обратите внимание, что ниже приведены графики хранения, наиболее часто связанные с операциями по трудоустройству и документацией. Не забудьте ознакомиться с полным описанием в Главных записях — Университет Флориды PDF

Учет посещаемости и отпусков, стр. 7

Идентификатор расписания: GS1-SL #116

Период хранения: 3 финансовых года

Эта серия записей состоит из запросов или заявлений на отпуск , больничный, акт об отпуске по семейным обстоятельствам (FMLA), и другие виды отпусков, включая отпуска; табели учета рабочего времени или табели учета рабочего времени вместе с любой необходимой документацией (медицинские заключения или оправдания врача, повестка в суд присяжных или военные приказы и т. д.), представленные сотрудником для документирования санкционированного отсутствия; отчеты об использованных и накопленных часах отпуска в течение периода оплаты; и отчеты об остатках отпусков для всех сотрудников агентства. ПРИМЕЧАНИЕ. Используйте ОТЧЕТЫ ПО ЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЕ: ПОДТВЕРЖДАЮЩИЕ ДОКУМЕНТЫ, если записи используются хотя бы частично для определения или проверки заработной платы или льгот.

Заявления о приеме на работу и записи о выборе стр. 20

Идентификатор расписания: GS1-SL № 24

Срок хранения: 4 года после принятия мер персоналом при условии, что все незавершенные судебные разбирательства разрешены.

Все записи, которые документируют процесс отбора и обосновывают решение об отборе, включая объявления о возможностях трудоустройства и мероприятиях по подбору персонала, описание вакансий, заявления и резюме о приеме на работу, список подходящих кандидатов, дальнейшее описание в Общем расписании записей.

Формы подтверждения права на трудоустройство стр. 20

Идентификатор расписания: GS1-SL #420

Период удержания: 3 года после даты найма или 1 год после увольнения, в зависимости от того, что наступит позже
9 0520

Все Формы подтверждения права на работу (I-9), которые содержат информацию, используемую работодателями для проверки личности и разрешения на работу.

Кадровые дела: Колледж, Отделение или Департамент КОПИРОВАТЬ стр. 38

Идентификатор расписания: № 4

Срок хранения: 5 лет после увольнения при условии отсутствия судебных разбирательств

Копия хранится в ведомстве уровень для штатных сотрудников и преподавателей. Необходимо связаться со службой кадров, чтобы получить разрешение и заверить, что официальные документы хранятся надлежащим образом.

Записи о запросах на продвижение/перевод стр. 41

Идентификатор расписания: GS1-SL #139

Срок хранения: 4 года после увольнения с персонала, при условии разрешения любого судебного разбирательства, или 4 года после истечения периода запроса, если до истечения срока не появилось ни одной вакансии.

Документирует запросы сотрудников о переводе или продвижении по службе в агентстве. Может включать запросы о продвижении по службе или переводе, копии заявлений о приеме на работу, любые тесты на продвижение по службе и результаты тестов. См. также ОТЧЕТЫ О ЗАЯВЛЕНИЯХ О ПРИЕМЕ НА РАБОТУ И ОТБОРЕ, ОТЧЕТЫ ОБ УПРАВЛЕНИИ ПЕРСОНАЛОМ и ОТЧЕТЫ О ПЕРСОНАЛЕ.

Записи администрации персонала стр. 49

Идентификатор расписания: GS1-SL #371

Срок хранения: Сохранять до устаревания, замены или утраты административной ценности
900 03

Записи документации, которые ведутся в программных офисах, часто руководителями или менеджер программы. Записи могут включать копии описаний должностей, планов работы, исполнительной и дисциплинарной документации, заявления на отпуск, контактную информацию для чрезвычайных ситуаций и другие документы, хранящиеся в личном деле агентства. Эти файлы НЕ ЯВЛЯЮТСЯ личными делами или дубликатами, хотя некоторые официальные файлы документов в личном деле могут дублироваться. См. также «Дисциплинарные дела: сотрудники», «Кадровые дела».

Уничтожение/передача записей

Что такое передача?

Это документы, которые могут быть переданы на хранение в университетский архив, если они отмечены как «постоянные» или имеющие «архивную ценность» согласно графику хранения документов. Дополнительную информацию можно найти в разделе «Передача в университетские архивы».

Что подпадает под уничтожение записей?

Соответствующие формы и инструкции о том, как распоряжаться документами, доступны в разделе Утилизация записей.

Контактное лицо:

Библиотеки UF George A. Smathers
Телефон: 352-273-2678
Электронная почта: [email protected]

Веб-сайт управления

Сканирование

Университет Флориды получает и ведет несколько записей в течение жизненного цикла своих сотрудников. В штате Флорида есть несколько требований, которым должны следовать агентства, чтобы сканировать записи и утилизировать оригинальные бумажные документы.

Как правило, мы все несем ответственность за надлежащее управление всеми документами посредством надлежащего создания, ведения и размещения записей в ходе деятельности университета (Статуя штата Флорида). Ниже приводится общий обзор университетских записей и сканирования.

Что такое запись?

В качестве государственного учреждения все, что создает университетское сообщество — в бумажном и электронном виде — считается документом, независимо от физической формы или характеристик. Документы университета являются публичными документами и не могут быть уничтожены или переданы без соблюдения надлежащих процедур графика хранения, как подробнее обсуждается в разделе «Хранение».

Ожидания и обязанности

Университет Флориды подчиняется законам, касающимся официальной отчетности и прозрачности. Впоследствии университет и каждый сотрудник несут юридическую ответственность за демонстрацию надлежащего ухода и ведения своих записей. Вот некоторые ожидания, которых мы должны придерживаться:

Каковы ожидания и обязанности UF?

• Установление стандартов, политики и процедур, связанных с бизнес-требованиями и потребностями Университета
• Обеспечить соответствие кампуса законам о государственных архивах в соответствии с федеральными законами и законами штата, такими как Глава 119 Устава Флориды
• Поддержание графика хранения документации в актуальном состоянии и помощь в сохранении документации университета
• Предоставление подходящих ресурсов для помощи отделам в соблюдении их ожиданий и лучших практик
• Информировать отделы и сотрудников о новых или обновленных руководствах в соответствии со стандартами штата и университета

Каковы ожидания и обязанности Департамента?

• Создавайте только необходимые записи
• Храните записи в течение соответствующего периода времени согласно графикам хранения
• Утилизировать записи незамедлительно и надлежащим образом после истечения срока их хранения
• Храните записи, которые можно легко найти и просмотреть
• Убедитесь, что записи не повреждены и не уничтожены
• Уведомлять отдел кадров и документации о любых вопросах или изменениях контактного лица

Не стесняйтесь просматривать веб-сайт управления записями библиотек Джорджа А. Сматерса для получения дополнительной информации о том, как управлять записями вашего отдела.

Процесс сканирования и требования

Если у вас есть бумажные документы, которые вы хотите оцифровать и отправить в UFHR Employment Operations & Records для включения в личное дело сотрудника, следуйте процедуре, описанной ниже. Наша цель в этом процессе электронного сканирования — предоставить отделам безопасный и простой в использовании метод обновления личного дела сотрудника вне обычного рабочего процесса найма, внесения изменений в льготы, дисциплинарные взыскания и т. д.

Обратите внимание, что документы, запрошенные для добавления в личное дело сотрудника, будут проверены сотрудниками отдела кадров и учета, чтобы убедиться в их уместности.

*Примечание. Если вы подвергаетесь аудиту или получили уведомление об аудите, если есть судебный процесс в отношении записей (или даже ожидающий судебного разбирательства) или если есть запрос на предоставление общедоступных документов, исходные бумажные документы не следует уничтожать до тех пор, пока дело решено, и запрет на уничтожение снят. Это применимо, даже если вы отсканировали их в соответствии с политикой сканирования UF.

Создайте учетную запись Dropbox в UF

Стремясь упростить процесс обмена файлами, Университет Флориды стал партнером Dropbox. UF Dropbox обеспечивает безопасность файлов в соответствии с правилами конфиденциальности Университета, упрощая передачу важных файлов. Чтобы создать и зарегистрировать учетную запись, посетите веб-сайт UF Dropbox.

Используйте UF Dropbox для упрощения защищенных операций с документами между отделами и UFHR.

Настройка папки сканирования вашего отдела

Эта процедура предназначена только для утверждающих сотрудников отдела кадров уровня 1 в кампусе. Авторы отделов, желающие отправить электронные документы в UFHR, должны работать с утверждающими лицами уровня 1, чтобы создать папку в UFHR.

1. Свяжитесь с [email protected], чтобы получить доступ к общей папке вашего отдела. Укажите в электронном письме название вашего отдела, идентификатор отдела и тип документа, который будет отправлен. Отдел кадров ответит ссылкой на вашу общую папку вместе с дальнейшими инструкциями.
   Пример: College of Liberal Arts & Sciences, 16050000, Форма для деятельности вне дома
   
2. Укажите имена и адреса электронной почты сотрудников вашего отдела, которым также может потребоваться доступ к общей папке.
3. Используя ссылку, предоставленную UFHR, загрузите свои файлы в папку Dropbox в соответствующем формате, указанном в Подготовка документов 
4. HR уведомит ваш отдел по электронной почте, как только документ будет успешно загружен в OnBase.

Подготовка документов

Любая запись может быть отсканирована полностью, включая цветные текстовые документы, изображения, планы и т. д. Прежде чем загружать какие-либо файлы в общую папку Dropbox, ознакомьтесь со следующими требованиями.

1. Убедитесь, что все документы разборчивы до и после сканирования, включая изображения. Каждый отсканированный документ необходимо визуально осмотреть, чтобы убедиться, что изображение полное, четкое и легко читаемое.
2. Убедитесь, что отсканированные записи сравниваются с исходным бумажным документом для обеспечения точности. Это предотвратит загрузку дубликатов файлов.
3. Убедитесь, что документы, выходящие за рамки процесса найма, изменения в льготах и ​​рабочий процесс отношений с сотрудниками, подтверждены сотрудником посредством подписи. Это включает в себя любые подписи, штампы, печати или другие необходимые элементы для любого документа.
4. Убедитесь, что все файлы помечены типом документа, полным юридическим именем сотрудника и UFID.
   Пример:  Документы о найме. Альберт Гатор.12345678.PDF
   

Технические требования к сканированию

• Записи должны быть отсканированы с разрешением не менее 300 dpi (точек на дюйм).

Формат

• Отсканированные записи должны быть сохранены в виде файлов PDF. JPEG не является приемлемым форматом.
• Соглашение об именовании файлов (FNC) — именование ваших файлов таким образом, чтобы описывалось, что они содержат.

Рекомендации по сканированию

Мы понимаем, что сканирование может быть непростой задачей. Ниже приведены несколько советов о том, как избежать общих проблем со сканированием в вашем отделе.

Улучшение изображения

• Иногда с окончательным отсканированным изображением могут возникать проблемы, из-за которых его трудно читать и делать непригодным для использования. Если отсканированный документ должен заменить исходную бумажную запись, эти распространенные проблемы должны быть исправлены.

Пятна, пятна или линии на отсканированном изображении:

• Очистка стекла сканера

Отсканированное изображение криво или обрезано:

• Положите документ на стекло, а не используйте устройство подачи документов.

Общие проблемы с читаемостью:

• Увеличьте разрешение сканирования до значения выше 300 dpi (точек на дюйм).