Документы для загран нового образца: Сколько стоит загранпаспорт сейчас и как оформить загран срочно

Оформление загранпаспорта нового образца для взрослого

Срок оформления российского загранпаспорта составляет 3 месяца. Датой подачи заявления считается день оплаты консульского сбора, подачи всех надлежащим образом оформленных документов. По почте документы не принимаются и не возвращаются (за исключением отправки готового загранпаспорта при предварительном запросе).

Выдача готовых загранпаспортов производится в порядке общей очереди без предварительной записи:

в окне № 2
с понедельника по среду
с 9.00 до 11.30

В четверг выдача готовых загранпаспортов производится с 9:00 до 11:30 только в случаях записи заявителя в этот же день на какое-либо консульское действие.

Всем желающим получить готовый загранпаспорт почтой следует в день подачи документов на оформление загранпаспорта представить сотруднику паспортного окна заявление о направлении готового загранпаспорта почтовой связью, приложив к нему предварительно подготовленное к отправке заказное письмо с необходимым количеством марок и уведомлением о получении (Lettre recommandée timbrée avec avis de réception).

В графе «Expéditeur» конверта необходимо указать адрес Посольства: 

«Ambassade de Russie, 40-50 Bd. Lannes 75116 PARIS»;

В графе «Destinataire» — адрес Вашего проживания.

Количество марок на конверте должно соответствовать его весу с учетом вложенных в него загранпаспортов:

1 загранпаспорт – конверт + марки на 100 гр.;

2 загранпаспорта – конверт + марки на 100 гр.;

3 загранпаспорта – конверт + марки на 250 гр.;

4 загранпаспорта – конверт + марки на 250 гр.;

5 загранпаспортов – конверт + марки на 250 гр.;

6 загранпаспортов – конверт + марки на 500 гр.;

7 загранпаспортов – конверт + марки на 500 гр.;

При покупке марок настоятельно рекомендуем уточнить у сотрудников почтового отделения достаточно ли количества наклеенных на конверт марок весу (указан выше)

ВНИМАНИЕ !

Готовый паспорт, оформленный «взамен использованного», будет отправлен заявителю только в случае окончания срока действия предыдущего загранпаспорта заявителя. В противном случае заявитель может либо аннулировать действующий загранпаспорт в ходе приема, либо направить его в наш адрес для аннулирования и последующего вложения в конверт с новым загранпаспортом. В связи с вышеизложенным обращаем Ваше внимание, что в этом случае при покупке марок для заказного письма Вам необходимо будет учесть вес (+ 50гр.) использованного загранпаспорта.

В случае нехватки имеющихся на заказном письме марок конверт отправлен не будет. Забрать паспорт Вы сможете только лично в консульском отделе Посольства.
 
 Заявление о направлении паспорта почтой можно скачать здесь . 

(чтобы увеличить изображение, нажмите на картинку)

Загранпаспорт нового образца. Биометрический на 10 лет! Образец заполнение анкеты, бланки, проверка готовности. Получить паспорт в Москве | Кастур

Если срок действия заграничного паспорта еще не истек, но подается заявление на новый загранпаспорт,
то действующий паспорт аннулируется только при получении нового (пока оформляется новый паспорт
старым можно пользоваться).

При необходимости можно оформить второй действующий загранпаспорт, но только биометрический сроком
действия 10 лет. Получить такой паспорт может любой гражданин независимо от возраста.
Подтверждения частых вылетов заграницу не требуется.

Для молодых людей в возрасте от 18 до 27 лет необходимо определить воинскую обязанность.
Если гражданин прошел военную службу, он может представить, либо военный билет, либо нужна справка
из военкомата о том, что он не призван.

Для оформления заграничного паспорта нового поколения (биометрического) необходимы 2 фотографии
(3,5×4,5, матовые) для документов (на анкеты). На сам паспорт фотографирует инспектор
в специальной кабинке при подаче документов. При подаче документов на биометрический
загранпаспорт необходимо снять отпечатки пальцев, обязательно для всех граждан с 12-ти лет.

Вписывание ребенка в заграничный паспорт теперь носит лишь информационный характер.
Каждый гражданин РФ, выезжающий за рубеж, должен иметь отдельный заграничный паспорт от рождения.
На сегодняшний день ребенку до 18 лет можно оформить загранпаспорт как старого, так и нового образца.

Паспорт и права дадут в одном окне

Загранпаспорт нового поколения теперь можно оформить в режиме «одного окна» через многофункциональный центр (МФЦ) «Мои документы».

С 1 февраля эту государственную услугу по линии МВД должен обязательно предоставлять хотя бы один МФЦ в городе с численностью населения более 100 тысяч человек. Ранее сообщалось, что с 2018 года аналогичные полномочия получат МФЦ, расположенные в городских округах и административных центрах муниципальных районов, в которых проживает свыше 50 тысяч человек.

Для МФЦ это лишь один из этапов февральского «документопереворота». Отныне через такие центры можно будет получить не только биометрические загранпаспорта.

Это же касается заграничных паспортов старого образца, действующих до 5 лет, и внутрироссийских паспортов. Оформлением и того и другого МФЦ уже занимаются, но до недавнего времени все бумаги операторы центра в трехдневный срок должны были передать в территориальные органы МВД. На выдачу паспорта гражданин шел уже в паспортный стол или подразделение миграции.

Теперь МФЦ станут не только забирать заявления, необходимые для оформления документов, но и выдавать готовые паспорта. Перед подачей документов сфотографироваться можно также в МФЦ. Здесь установлены специальные кабинки.

Такую схему правительство утвердило еще в мае 2014 года. Тогда же в порядке эксперимента был составлен перечень госуслуг, предоставление которых в МФЦ организуется без личной явки заявителей в соответствующий орган государственной власти или орган местного самоуправления. В этот же список вошла выдача водительских удостоверений при их замене, утрате, хищении, а также международных водительских удостоверений. С февраля 2017 года все перечисленные услуги включены в обязательный перечень госуслуг, предоставление которых организуется через МФЦ федеральными органами исполнительной власти и органами государственных внебюджетных фондов.

По данным минэкономразвития, всего по стране сейчас около 13 тысяч многофункциональных центров. В ведомстве «Российской газете» сообщили, что минэкономразвития последовательно реализует стратегию расширения перечня госуслуг, предоставляемых в МФЦ, и неоднократно вносило предложения по оказанию данных услуг в центрах «Мои документы».

Изначально планировалось начать предоставление услуг по замене водительских прав и паспортов в МФЦ с 1 ноября 2016 года, но по предложению МВД России срок был перенесен на 1 февраля 2017 года. Тем не менее до сих пор все еще находится в разработке целевое техническое решение для приема в МФЦ документов, а также для снятия биометрических данных для загранпаспорта нового поколения с последующей передачей такой информации в подразделения МВД.

Стоит отметить, что все существующие подразделения МВД продолжат прием по указанным услугам. Там можно будет как сдать бумаги на получение паспорта, так и забрать готовый документ. МФЦ становятся лишь дополнительными точками получения услуг. Сроки выдачи паспортов при этом не меняются.

В Москве выдали 500 загранпаспортов, оформленных с помощью криптобиокабины — Москва

МОСКВА, 10 февраля. /ТАСС/. Посетители центров «Мои документы» в Москве более 850 раз подали заявку на оформление заграничных паспортов с использованием криптобиокабины. Всего с сентября 2020 года горожанам было выдано 500 таких документов, сообщили ТАСС в среду в пресс-службе центров «Мои документы».

«Более 850 раз горожане обратились в офисы госуслуг для оформления заграничного паспорта с использованием криптобиокабины. Сейчас уже выдано 500 документов, удостоверяющих личность граждан Российской Федерации за пределами страны. Такая услуга стала доступна с сентября 2020 года», — рассказал собеседник агентства.

В пресс-службе добавили, что криптобиокабины для оформления загранпаспортов граждан России с биометрическими данными работают во флагманских офисах «Мои документы» ЦАО и ВАО, а также в центре госуслуг района Донской. С их помощью посетители могут получить документ сроком действия на 10 лет, не обращаясь в отдел по вопросам миграции МВД России.

«Загранпаспорт нового образца содержит микрочип с биометрической информацией гражданина — цифровым фото в цветном виде и отпечатками пальцев двух рук. С помощью криптобиометрической кабины происходит передача данных в Управление МВД. Получить документ нового поколения горожане могут на приеме у сотрудников по предоставлению государственных услуг, которые прошли специальное обучение и наделены полномочиями по выдаче готового биометрического паспорта», — пояснили в пресс-службе.

Оформить биометрический загранпаспорт в офисах «Мои документы» можно по удобному графику — каждый день с 10:00 до 22:00 во флагманских офисах и с 08:00 до 20:00 в районном центре госуслуг. Перед визитом в офис заявителю необходимо предварительно записаться на портале mos.ru, выбрав удобные для посещения дату и время.

Услуга доступна по экстерриториальному принципу, то есть независимо от места регистрации и жительства гражданина в России.

Подтверждающие документы для подачи заявления о приеме на работу

Когда вы подаете заявление о приеме на работу, работодателю может потребоваться дополнительная информация, чем просто копия вашего резюме и сопроводительное письмо. Компания может запросить так называемую «подтверждающую документацию» для заполнения вашего заявления. Знание того, что и как включать, поможет вам оставаться в борьбе за эту роль.

Что такое подтверждающие документы?

Вспомогательная документация для заявления о приеме на работу может включать резюме, сопроводительное письмо, стенограммы об образовании, образцы письменных работ, документы о предпочтениях ветеранов, портфолио, сертификаты, список литературы, рекомендательные письма и другую документацию, как указано в объявлении о вакансии.Требуемая информация зависит от должности и требований работодателя к найму.

Как правило, работодатели указывают, какие документы они хотели бы, чтобы вы включили в свое заявление.

Если нет, не стесняйтесь спросить менеджера по найму или представителя отдела кадров, какую подтверждающую документацию отправить. Обязательно следуйте всем их инструкциям о том, что отправлять и как это отправлять. (Например, официальные стенограммы обычно отправляются непосредственно из соответствующей школы или учреждения.)

Почему работодатели запрашивают подтверждающую документацию?

Получение подтверждающей документации от кандидатов помогает компаниям оценивать заявки. Для многих работодателей резюме (или резюме и сопроводительное письмо) предоставляет всю необходимую информацию. Другим работодателям требуется дополнительная информация, чтобы определить, с какими кандидатами они будут проводить собеседование и в конечном итоге нанять.

Причина запроса информации — получить полное представление о вас как о кандидате или предоставить подтверждение деталей, перечисленных в вашем резюме или заявлении о приеме на работу.Например, требование транскрипта в качестве подтверждающей документации позволяет работодателям подтвердить, что вы закончили учебу, а также ваш средний балл.

Запрос документации также может быть проверкой того, могут ли соискатели следовать инструкциям. Если в объявлении о вакансии указано, что кандидаты должны предоставить список рекомендаций вместе с заявлением, менеджеры по найму могут немедленно исключить всех кандидатов, которые не представили рекомендации.

Список подтверждающих документов

Ниже приведен список подтверждающих документов, которые вам может потребоваться подать вместе с заявлением о приеме на работу:

• Резюме
• Сопроводительное письмо
• Справочный лист
• Рекомендательные письма
• Выписка
• Портфолио
• Образец письма (эссе, статьи или другие образцы письма)
• Свидетельство о трудоустройстве
• Сертификаты (например, сертификаты обучения или компьютера)

Как получить копии документов

Работодатель может запросить оригиналы некоторых документов, например, стенограммы.В этом случае запросите их заранее в учреждении, где вы их получили.

Чтобы запросить копию стенограммы из учебного заведения, отправьте письменный запрос регистратору или руководящему офису и попросите отправить вашу стенограмму непосредственно работодателю. Некоторые школы могут позволить вам запросить стенограмму в электронном виде, в то время как в других может потребоваться официальное письмо.

Школы обычно взимают номинальную плату за стенограммы, часто в диапазоне от 5 до 30 долларов.Для получения информации о сборах и других требованиях посетите веб-сайт вашей школы или позвоните в офис напрямую.

Как отправить подтверждающую документацию

Одновременный сбор всей этой информации, будь то во время процесса подачи заявки или после первоначального собеседования, очень помогает работодателям. Это позволяет менеджеру по найму иметь всю необходимую информацию о кандидатах и ​​сокращает последующие электронные письма и телефонные звонки для запроса дополнительных документов.

Кандидатам может показаться, что сбор и подача документов менее удобны, а создают больше хлопот. Чтобы найти некоторые документы, может потребоваться немного покопаться. Например, где ваш профессиональный сертификат по управлению проектами и кому вы можете позвонить, чтобы получить копию, если вы не можете найти свою?

Для сборки другой документации может потребоваться небольшая работа. Например, если вы отправляете список отзывов, вам нужно спросить разрешения использовать их в качестве справочника и сообщить им, что кто-то из компании может вскоре связаться с вами.Вы также должны проинформировать их об описании должности и напомнить им о ваших соответствующих навыках и квалификации для этой должности, чтобы они могли представить вам веские аргументы.

Наклейте на документы свое имя

Тщательно пометьте и назовите все файлы, включая ваше имя и сведения о том, что находится в документе. Ваш файл ссылок, например, может называться «Сара-Вонг — Ссылки» или «Ссылки Сары Вонг». Не называйте их просто «Ссылки», поскольку менеджеры по найму, как правило, имеют много файлов и не смогут легко идентифицировать вашу документацию.

Следуйте единому шаблону именования во всех документах. Это упростит работу рекрутеров и менеджеров по найму и создаст более профессиональное первое впечатление.

Следуйте инструкциям в объявлении о вакансии

Собрав всю подтверждающую документацию, следуйте инструкциям работодателя о том, как ее подать. Работодатели могут попросить вас загрузить файлы или прикрепить их к электронному письму.

Если работодатели запрашивают файлы определенных форматов (например, PDF), обязательно следуйте этим инструкциям.

Подайте сразу все документы вместе с резюме или заявлением. Если вам что-то не хватает, попробуйте получить копию перед подачей заявки. Более того, сэкономьте себе шаг и получите копии всего, что вам может понадобиться в связи с поиском работы на вашем компьютере, готовое к компиляции и отправке.

Документация на собеседование

Если компания просит принести подтверждающую документацию на собеседование, принесите с собой фотокопию каждого из запрошенных документов, чтобы передать ее менеджеру по найму.

Также убедитесь, что у вас есть все необходимое, чтобы взять с собой на собеседование.

XII. Список образцов документов

Паспорт (Выдающим органом всегда является страна, выдавшая паспорт)

Карточка социального страхования

Изображение с http://apps.state.or.us

Карты социального страхования недействительны

Если на обратной стороне карты социального обеспечения указано, что карта недействительна, если она ламинирована или без подписи, а также ламинирована или без подписи, то эта карта недействительна и не может быть принята.Пример карты ниже.

Изображение с http://www.messinglawoffices.com

Знаки ограничения делают карточку социального страхования недействительной для использования в качестве документа Списка C.

Свидетельство о рождении, выданное Государственным департаментом США (форма DS-1350)

Изображение с http://www.uscis.gov

Карта иностранца-резидента (форма I-551)

Изображение с сайта http: //www.messinglawoffices.com

Форма

впервые была введена в январе 1977 года и постепенно отменялась. Помимо фотографии, эта форма также содержит подпись и отпечаток пальца предъявителя. I-551, выпущенные между 1977 и 1989 годами, не имеют номеров документов или дат истечения срока действия и действительны бессрочно. Если представлена ​​эта версия карты, введите «AAA0000000000» в качестве номера документа на I-9.

Карта постоянного жителя (Текущая форма I-551)

Изображение с http: // www.uscis.gov

Пересмотренная в августе 1989 года, эта версия была первой регистрационной карточкой иностранца, на каждой карточке которой указывался срок действия. Обычно действует десять лет со дня выдачи. Дата истечения срока указывает, когда истекает срок действия карты и ее необходимо продлить. Это НЕ означает, что статус иностранца истек. Карта была изменена в январе 1992 года, когда за отпечатком пальца был добавлен белый прямоугольник.

Документ о разрешении на работу (Текущая форма I-766)

Изображение с http: // www.immihelp.com

В январе 1997 года INS начала выдавать новый документ о разрешении на работу. Новая карта представляет собой документ типа кредитной карты. На лицевой стороне карты есть фотография, отпечаток пальца и подпись законного держателя. На реверсе находится стандартный штрих-код, магнитная полоса и двухмерный штрих-код, который содержит уникальную карту, биографические и биометрические данные.

I-20

DS-2019

Изображение с http: // www.uscis.gov

Вкладыш I-94

I-94 Номера всегда 11 цифр. I-94 с номерами, отличными от 11 цифр, неверны. Попросите сотрудника связаться с USCIS как можно скорее.

Изображение с http://www.miracosta.edu

Штамп в правом верхнем углу формы I-94 датирован последней датой, когда сотрудник вошел в D / S США, и относится к продолжительности статуса, который указан в документах разрешения на работу сотрудников (I-20, DS-2019 , так далее.).

Вставка для бумаги I-94 для H-1B

В отличие от F-1 и J-1, продолжительность статуса указана на I-94 вместо дополнительного документа, такого как I-20 или DS-2019.

Изображение с http://wdrs.fnal.gov

Новая электронная распечатка I-94 с веб-сайта CBP

I-797A

Форма замены I-94

A: Номер квитанции — используется только между получателем и USCIS.
B: Тип дела — описывает заявление или петицию.
C: Истец — часто компания или университет подают петиции от имени заявителя.
D: Получатель — имя заявителя / студента / сотрудника
E: Тип уведомления — содержит тип класса и даты действия для новой формы I-94.
F: Дата получения — дата получения заявления или петиции и выдачи I-797C.
G: Дата уведомления — часто на следующий день после того, как действие становится действительным.
H: Информация для заявителя
I: Новая форма I-94 и информация.

Изображение с http://www.uscis.gov

Все формы

I-797 похожи друг на друга, и их не следует путать друг с другом. I-797, кроме I-797A, не могут использоваться для I-9.В первый раз I-797A используется с I-9 для H-1B с продленным сроком пребывания. Номера I-94 не меняются, если человек не выезжает из страны и не въезжает снова.

Нью-Йорк DMV | Образец фотодокументов DMV Нью-Йорка

Посетите офис DMV или завершите транзакцию по почте, если у вас

• есть лицензия или разрешение от другого штата
• недавно заменили вашу лицензию, разрешение или удостоверение личности и еще не получили новую по почте
• иметь временные (временные) права, разрешение или идентификатор без водителя.
• не может найти ваш номер документа

Из-за COVID-19 процедуры офиса изменились.

Мы рекомендуем вам вести дела DMV в офисе или по почте в округе, где вы проживаете.

См. Инструкции и информацию о бронировании для вашего округа

Идентификационный номер DMV / Идентификационный номер клиента (CID)

• 9-значный номер, расположенный на лицевой стороне вверху рядом с верхней частью вашей лицензии, разрешения или не-водительского удостоверения
• ваш идентификационный номер идентифицирует вас — он не меняется, когда вы заменяете свою лицензию, разрешение или идентификатор

Номер документа

• 8- или 10-значная комбинация цифр и букв в вашей лицензии, разрешении или идентификаторе без водителя
• идентифицирует ваш документ — каждый выданный документ имеет уникальный номер (номер меняется при обновлении или замене документа)
• после 28 января 2014 года, он находится на обратной стороне вашего документа
• до 28 января 2014 года, он находится на лицевой стороне вашего документа в правом нижнем углу
• используйте номер документа из последней выданной лицензии , удостоверение личности или разрешение для MyDMV или для регистрации для голосования
• «I» может выглядеть как «1 (один ) »или« O »может выглядеть как« 0 (ноль) »

Старше 21 года — Enhanced (EDL), REAL ID, Standard (Not For Federal Purposes)

Моложе 21 года — Стандартное

Водительское удостоверение, удостоверение личности учащегося и удостоверение личности без водителя (старше 21 года)

Enhanced (EDL)

Расширенные документы соответствуют требованиям Federal REAL ID.В правом нижнем углу у них есть флаг США. Документы, выданные после 28.01.2014, имеют номер документа на обратной стороне документа после «IDUSA».

ID-номер DMV находится в правом верхнем углу. Флаг США находится в правом нижнем углу.

Номер документа находится внизу в первой строке текста после IDUSA.

REAL ID

DMV начало выдавать федеральные документы REAL ID 30 октября 2017 года. У них есть звездочка в правом верхнем углу.

ID-номер DMV находится вверху в центре под названием документа. Звездочка находится в правом верхнем углу.

Номер документа начинается с «№ документа» и находится справа.

Стандарт (после 29 октября 2017 г.)

В стандартных документах, выданных после 29 октября 2017 г., в правом верхнем углу указано «Не для федеральных целей».

С 1 октября 2021 г. стандартная лицензия, разрешение для учащихся или удостоверение личности без водителя нельзя использовать для посадки

• на внутренний рейс (в пределах территории США).S.) или
• для входа в федеральное здание или военную базу.

Идентификационный номер DMV находится вверху в центре под названием документа. «Не для федеральных целей» находится в правом верхнем углу.

Номер документа начинается с «№ документа» и находится справа.

Стандартный (до 30 октября 2017 г.)

Этот документ был выдан после 23 марта 2017 г. Номер документа начинается с «№ документа» и находится справа.

Этот документ был выдан в период с 28 января 2014 г. по 23 марта 2017 г.Номер документа указан справа.

Этот документ был выдан в период с июля 2013 года по 28 января 2014 года. Идентификационный номер DMV находится вверху в центре под названием документа. Номер документа находится в правом нижнем углу.

ID DMV находится в центре под названием документа. Номер документа находится в правом нижнем углу.

Лицензия, разрешение для учащихся и идентификаторы без водителя (до 21 года)

Этот документ был выдан после 23 марта 2017 года.Номер документа начинается с «№ документа» и находится слева.

Этот документ был выдан до 23 марта 2017 года. Идентификационный номер DMV находится вверху справа под названием документа. Номер документа находится в центре справа от подписи клиента.

форм, образцов документов, образцов политики и т. Д.

Чтобы упростить поиск нужных вам форм, мы предоставляем к ним доступ в центральном месте на нашем сайте.Мы будем постоянно добавлять элементы по мере развития нашего веб-сайта.

• Заявка — Бумага и инструкции — Для заявок на продвижение / перевод или для использования лицами, которые не могут подать заявку онлайн .
• Форма прямого депозита и информация
• Политика и формы программы возмещения расходов на образование / отпусков
• EEO (равные возможности трудоустройства)
• Приложение A Форма
• Приложение B Форма

Форма отчета EEO штата

• WV (Приложение C): Итоги будут рассчитываться автоматически по мере ввода данных.
• Справочные формы о трудоустройстве
• Форма программы предложения сотрудников
• Форма оценки функциональных возможностей
• Формы жалоб
• HRIS Forms: теперь их можно заполнять на вашем компьютере с помощью бесплатного Adobe Acrobat Reader.
• Форма для ввода профиля пользователя HRIS
• Форма рабочего потока HRIS
• HRIS Transaction Manual
• Форма I-9 (Форма права на трудоустройство)
• Бланки страхования (здоровье / жизнь)
• Карточка интереса к работе
• Разрешение доступа к размещению вакансий
• Форма объявления о вакансии: только для местных отделов здравоохранения — все остальные обрабатываются онлайн.
• Бланки отпусков
• Бланки, информация и права на военный отпуск
• Формы политики и информация о плане оплаты труда
• Форма запроса на корректировку платежной ведомости
• Формы служебной аттестации
• Форма описания должности — заполняемый PDF
• Форма апелляции
• Learning Blast
• Образцы документов и писем: различные темы, такие как увольнение, увольнение, понижение в должности и т. Д.
• Образцы документов мирового соглашения
• Подпись Форма разрешения
• Образцы документов для удаленной работы
• Соглашение о временном назначении
• Восстановление имени пользователя и / или пароля для онлайн-приложения
• DOP — V1 — Декларация о предыдущей государственной службе сотрудника
• DOP — V2 — Предварительная проверка государственной службы

Написание рабочих документов — Профессиональные коммуникации

По завершении этой главы вы сможете

• описывают назначение документов рабочего места, идентифицированных в модуле;
• предоставив образец документа рабочего места, определите, правильно ли было применено форматирование, и, если нет, исправьте его;
• , учитывая сценарий, напишите образец документа рабочего места, применяя правильное форматирование и следуя аббревиатуре FAST для письма;

Введение

Письменное деловое общение требует навыков и опыта.От писем до отчетов важно то, как вы используете письменное слово. Письменные документы содержат запись переписки, что является ключевым моментом в ситуациях, когда могут возникнуть юридические проблемы. В подобных случаях важно иметь возможность продемонстрировать, что сообщение было отправлено и получено, и определить, в какие даты это произошло.

Письменное сообщение, которое вы создаете, представляет вас и вашу компанию, поэтому ваша цель всегда состоит в том, чтобы сделать его ясным, кратким и профессиональным, независимо от типа сообщения, которое вы отправляете.

В этой главе представлены пять основных типов письменных деловых документов, с которыми вы столкнетесь в своей профессиональной жизни. Это электронная почта , служебные записки, письма, титульные листы факса, и короткие отчеты . Вы также узнаете об аббревиатуре FAST , которая поможет вам не забывать о соответствующем формате, аудитории, стиле и тональности вашего документа.

Вспомните, что вы узнали в модуле «Основы» о цели общения.Вы можете вспомнить, что сообщение обычно имеет одно из трех намерений: сообщить, убедить или развлечь. Когда вы пишете документы на рабочем месте, вы обычно сосредотачиваетесь на первых двух намерениях: информировать и убеждать, хотя вы можете развлечься, когда у вас есть беззаботное сообщение, например, приглашение по электронной почте на праздничную вечеринку в офисе.

Чаще всего информационные сообщения, титульные листы факса и короткие отчеты. Они имеют дело только с фактами, и их сообщения обычно нейтральны — они вряд ли вызовут эмоциональную реакцию, положительную или отрицательную.

Электронные письма и письма могут быть исключительно информационными или в некотором роде убедительными. Например, вы можете написать электронное письмо, чтобы попросить коллегу принять участие в мероприятии, которое спонсирует компания. Вам нужно будет убедить собеседника отказаться от субботнего обеда, чтобы помочь компании, но, возможно, вы сможете убедить его, сообщив, что после этого босс приглашает всех на ужин!

Каким бы ни было ваше сообщение, помните, что разные типы рабочих документов могут соответствовать разным целям.Вы будете использовать то, что узнали об аудитории и каналах коммуникации, чтобы выбрать подходящий. полагайтесь на свои навыки письма, грамматики и пунктуации простым языком, чтобы составить четкое сообщение; затем используйте навыки, которые вы разовьете в этой главе, чтобы правильно отформатировать документ.

Написание абзацев

Прежде чем мы углубимся в типы документов и их использование, нам нужно рассмотреть важную часть написания, из которой состоят ваши документы: абзац.

Сильный абзац состоит из трех отдельных компонентов:

1. Тематическое предложение. Тематическое предложение — это основная идея абзаца.

2. Кузов . Тело состоит из вспомогательных предложений, которые развивают основную мысль.

3. Заключение . Заключение — это последнее предложение, в котором резюмируется основная мысль.

Основой хорошего абзаца является тематическое предложение, которое выражает основную идею абзаца.Это направляет читателя, указывая, о чем этот абзац. Все предложения в оставшейся части абзаца должны относиться к тематическому предложению.

Разработка тематического предложения

Возьмите любую газету или журнал и прочтите первое предложение статьи. Вы достаточно уверены, что знаете, о чем остальная часть статьи? Если да, то вы, вероятно, читали тематическое предложение. Эффективное тематическое предложение сочетает в себе основную идею с личным отношением или мнением автора; это называется контрольной идеей.Он ориентирует читателя и дает представление о том, что будет следовать в оставшейся части абзаца. Прочтите следующий пример.

Пример:

Создание национального набора стандартов для обучения математике и английскому языку улучшит обучение учащихся во многих провинциях.

Это тематическое предложение объявляет благоприятную позицию для стандартизации математического и английского образования. Прочитав это предложение, читатель может с полным основанием ожидать, что автор предоставит подтверждающие детали и факты о том, почему стандартизация математики и английского образования может улучшить обучение учащихся во многих провинциях.Если цель эссе на самом деле состоит в том, чтобы оценить образование только в одной конкретной провинции или конкретно обсудить математику или английское образование, то тематическое предложение вводит в заблуждение.

Хорошее тематическое предложение определяется пятью характеристиками:

1. Дает точное представление о том, что будет следовать в оставшейся части абзаца.

2. Содержит тему и позицию автора по ней.

3. Понятно и легко понять.

4. Не включает дополнительных подробностей.

5. Захватывает читателя интересной лексикой.

При создании рабочего документа используйте подход «сверху вниз» — оставляйте тематическое предложение в начале каждого абзаца, чтобы читатели сразу поняли суть сообщения. Этот метод экономит драгоценное время и усилия занятых коллег, пытающихся выяснить основные моменты и важные детали.

Заголовки — еще один полезный инструмент.В текстовом документе разбейте каждый абзац отдельными заголовками. Они служат в качестве полезных средств навигации, позволяя коллегам бегло просматривать документ и находить релевантные для них абзацы.

Обозначение частей абзаца

Эффективный абзац состоит из трех основных частей: тематического предложения, основного текста и заключительного предложения. Тематическое предложение часто является первым предложением абзаца. Он выражает главную идею в сочетании с отношением писателя к предмету.Обычно следует основной текст абзаца, содержащий вспомогательные детали. Поддерживающие предложения помогают объяснить, доказать или улучшить тематическое предложение. Заключительное предложение — последнее предложение в абзаце. Он напоминает читателю о главном, перефразируя его другими словами.

Прочтите следующий абзац. Тематическое предложение подчеркнуто для вас.

Пример:

После прочтения нового телегида на этой неделе у меня возникла только одна мысль — почему нас до сих пор засыпают реалити-шоу? В этом сезоне чума реалити-шоу продолжает омрачать наши радиоволны.Наряду с возвращением фаворитов зрителей нас ждет еще одно бездумное творение. Заключенный рассказывает о повседневной жизни восьми домохозяек из пригорода, которых посадили в тюрьму для целей этого фальшивого психологического эксперимента. Анонс первого эпизода показывает обычные слезы и истерики, связанные с реалити-шоу. Боюсь представить, что предложат продюсеры в следующем сезоне, но если кто-то из них читает этот блог — прекратите! У нас было достаточно реалити-шоу, чтобы прослужить нам всю жизнь!

Первое предложение этого абзаца — тематическое предложение.Он сообщает читателю, что абзац будет о реалити-шоу, и выражает отвращение сценариста к этим шоу с помощью слова «бомбят».

Каждое из следующих предложений в абзаце поддерживает тематическое предложение, предоставляя дополнительную информацию о конкретном реалити-шоу. Последнее предложение — это заключительное предложение. Он повторяет главную мысль о том, что зрителям надоедают реалити-шоу с использованием слов, отличных от тематического предложения.

Абзацы, начинающиеся с тематического предложения, переходят от общего к частному. Они открываются общим заявлением о предмете (реалити-шоу), а затем обсуждают конкретные примеры (реалити-шоу «Заключенный»).

Теперь взгляните на следующий абзац. Тематическое предложение подчеркнуто для вас.

Пример:

В прошлом году кошка преодолела 130 миль, чтобы добраться до своей семьи, которая переехала в другой штат и бросила своего питомца. Несмотря на то, что кошка никогда не была в их новом доме, она смогла выследить своих бывших хозяев.Собака в моем районе может предсказать, когда у ее хозяина вот-вот случится припадок. Он следит за тем, чтобы он не поранился во время эпилептического припадка. По сравнению со многими животными наши чувства почти притуплены.

Последнее предложение этого абзаца — тематическое предложение. Он опирается на конкретные примеры (кошка, которая выследила своих владельцев, и собака, которая может предсказать приступы), а затем делает общее заявление, в котором делается вывод из этих примеров (чувства животных лучше, чем у людей).В этом случае вспомогательные предложения помещаются перед тематическим предложением, а заключительное предложение совпадает с тематическим предложением.

Этот прием часто используется в убедительном письме. Автор приводит подробные примеры в качестве доказательства, подтверждающего свою точку зрения, подготавливая читателя к принятию заключительного тематического предложения как истины.

Иногда тематическое предложение появляется в середине абзаца. Прочтите следующий пример. Тематическое предложение подчеркнуто для вас.

Пример:

В течение многих лет каждый раз, когда я сдавал экзамен, меня мучило сильное беспокойство. За несколько часов до экзамена мое сердце начинало колотиться, ноги дрожали, а иногда я становился физически неспособным двигаться. В прошлом году меня направили к специалисту, и я наконец нашел способ справиться со своим беспокойством — дыхательные упражнения. Это кажется таким простым, но, выполняя всего несколько дыхательных упражнений за пару часов до экзамена, я постепенно взял под контроль свое беспокойство. Эти упражнения помогают снизить частоту сердечных сокращений и уменьшить беспокойство.А еще лучше, они не требуют таблеток, оборудования и очень мало времени. Удивительно, как правильное дыхание помогло мне научиться справляться с симптомами тревоги.

В этом абзаце подчеркнутое предложение является тематическим предложением. В нем выражена основная идея: дыхательные упражнения помогают контролировать тревогу. Предыдущие предложения позволяют писателю подойти к своей основной мысли (дыхательные упражнения могут помочь контролировать тревогу), используя личный анекдот (как он раньше страдал от тревоги).Затем во вспомогательных предложениях раскрывается, как дыхательные упражнения помогают писателю, предоставляя дополнительную информацию. Последнее предложение является заключительным и повторяет, как дыхание может помочь справиться с тревогой.

Предложения предполагаемой темы

Некоторые хорошо организованные абзацы вообще не содержат тематических предложений. Основная идея не прямо формулируется, а подразумевается в содержании абзаца. Прочтите следующий пример:

Пример:

Поднявшись по лестнице, Луэлле пришлось несколько раз задерживать дыхание.Она хрипела, тяжело усаживаясь в деревянное кресло-качалку. Тао осторожно подошел к ней, словно она могла рассыпаться при малейшем прикосновении. Он изучал ее лицо, как пергамент; растянулся по костям так тонко, что он почти мог видеть сквозь кожу разлагающуюся мышцу под ней. Луэлла беззубо улыбнулась.

Дополнительные предложения

Если вы думаете о абзаце как о гамбургере, вспомогательные предложения — это мясо внутри булочки. Они составляют основную часть абзаца, объясняя, доказывая или усиливая контрольную идею в тематическом предложении.Большинство абзацев содержат от трех до шести вспомогательных предложений в зависимости от аудитории и цели. Вспомогательное предложение обычно предлагает одно из следующего:

Причина

Приговор: Отказ поколения бэби-бума уйти на пенсию усугубляет текущую нехватку доступных рабочих мест.

Факт

Приговор: Многие семьи теперь полагаются на старших родственников в плане финансовой поддержки.

Статистика

Приговор: Около 10 процентов взрослого населения США в настоящее время не имеют работы.

Предложение

Приговор: «Мы не позволим этой ситуации продолжаться», — заявил сенатор Джонс.

Пример

Приговор: В прошлом году Билла попросили уйти на пенсию в возрасте 55 лет.

Тип поддерживающего предложения, который вы выберете, будет зависеть от того, что вы пишете и почему пишете. Например, если вы пытаетесь убедить свою аудиторию занять определенную позицию, вам следует полагаться на факты, статистику и конкретные примеры, а не на личное мнение.Прочтите следующий пример:

Пример:

У владения гибридным автомобилем есть множество преимуществ. (Тематическое предложение)

Во-первых, они получают на 20–35 процентов больше миль на галлон, чем автомобиль с экономичным газом. (Дополнительное предложение 1: статистика)

Во-вторых, они производят очень мало выбросов при езде по городу на низкой скорости. (Дополнительное предложение 2: факт)

Поскольку им не нужен газ, гибридные автомобили снижают зависимость от ископаемого топлива, что помогает снизить цены на заправке. (Дополнительное предложение 3: причина)

Алекс купил гибридный автомобиль два года назад и был очень впечатлен его характеристиками. (Дополнительное предложение 4: пример)

«Это самая дешевая машина, которая у меня когда-либо была», — сказала она. «Эксплуатационные расходы намного ниже, чем у моих предыдущих автомобилей с бензиновым двигателем». (Дополнительное предложение 5: цитата)

Учитывая низкие эксплуатационные расходы и экологические преимущества владения гибридным автомобилем, вероятно, что гораздо больше людей последуют примеру Алекса в ближайшем будущем. (Заключительное предложение)

Чтобы найти информацию для ваших поддерживающих предложений, вы можете рассмотреть возможность использования одного из следующих источников:

• Справочник
• Энциклопедия
• Сайт
• Биография / автобиография
• Карта
• Словарь
• Газета / журнал
• Интервью
• Предыдущий опыт
• Персональные исследования

Заключительные предложения

Эффективное заключительное предложение объединяет все идеи, которые вы высказали в своем абзаце.Он напоминает читателям о главном — о тематическом предложении — без повторения его точно такими же словами. В примере с гамбургером верхняя булочка (тематическое предложение) и нижняя булочка (заключительное предложение) очень похожи. Они обрамляют «мясо» или основную часть абзаца. Сравните тематическое предложение и заключительное предложение из предыдущего примера:

Пример:

Тематическое предложение: Владение гибридным автомобилем дает множество преимуществ.

Заключительное предложение: Учитывая низкие эксплуатационные расходы и экологические преимущества владения гибридным автомобилем, вероятно, что гораздо больше людей последуют примеру Алекса в ближайшем будущем.

Обратите внимание на преимущества и преимущества использования синонимов. В заключительном предложении повторяется идея о том, что владение гибридом выгодно без использования одних и тех же слов. Он также резюмирует два примера преимуществ, описанных во вспомогательных предложениях: низкие эксплуатационные расходы и экологические преимущества.

Вам следует избегать внесения каких-либо новых идей в ваше заключительное предложение. Заключение призвано дать читателю ощущение завершенности. Введение предмета, не охваченного в абзаце, запутает читателя и ослабит ваше письмо.

Заключительное предложение может иметь одно из следующего:

Пример:

Цель: Переформулировать основную идею.
Образец : Детское ожирение — растущая проблема в США.

Цель: Обобщить ключевые моменты абзаца.

Пример: Отсутствие здорового образа жизни, плохое воспитание и пристрастие к видеоиграм — это одни из многих факторов, способствующих детскому ожирению.

Цель: Сделать вывод на основании информации в абзаце.

Образец: Эти статистические данные показывают, что, если мы не примем меры, уровень детского ожирения будет продолжать расти.

Цель: Сделайте предположение, предложение или рекомендацию относительно информации в абзаце.

Образец : Согласно этому исследованию, более 60 процентов детей в Соединенных Штатах к 2030 году будут страдать от патологического ожирения, если мы не примем меры уклонения.

Цель : Предложите дополнительное замечание о контрольной идее.

Образец: Детское ожирение — трагедия, которую можно полностью предотвратить.

Переходы

Сильный абзац плавно переходит от тематического предложения к вспомогательным предложениям и к заключительному предложению. Чтобы помочь организовать абзац и обеспечить логическую связь идей друг с другом, авторы используют переходные слова и фразы. Переход — это связующее слово, описывающее отношения между идеями.

Пример:

У владения гибридным автомобилем есть множество преимуществ.Во-первых, они получают на 20–35 процентов больше миль на галлон, чем экономичный автомобиль, работающий на газе. Во-вторых, они производят очень мало выбросов при езде по городу на низкой скорости. Поскольку им не нужен газ, гибридные автомобили снижают зависимость от ископаемого топлива, что помогает снизить цены на заправке. Алекс купил гибридный автомобиль два года назад и был чрезвычайно впечатлен его ходовыми качествами. «Это самая дешевая машина, которая у меня когда-либо была», — сказала она. «Эксплуатационные расходы намного ниже, чем у предыдущих автомобилей с бензиновым двигателем, которые у меня были.«Учитывая низкие эксплуатационные расходы и экологические преимущества владения гибридным автомобилем, вполне вероятно, что гораздо больше людей последуют примеру Алекса в ближайшем будущем.

Каждое из подчеркнутых слов является словом перехода. Такие слова, как первое и второе, являются словами перехода, которые показывают последовательность или уточняют порядок. Они помогают систематизировать идеи автора, показывая, что у него или нее есть еще один аргумент в поддержку тематического предложения. Другие слова перехода, которые показывают порядок, включают в себя третье, а также сначала и затем.

Переходное слово, потому что это переходное слово следствия, которое продолжает линию мысли. Это означает, что автор предоставит объяснение результата. В этом предложении автор объясняет, почему гибридные автомобили уменьшат зависимость от ископаемого топлива (потому что они не требуют газа). Другие переходные слова следствия включают в себя как результат, так что, поскольку, таким образом и по этой причине.

Чтобы включить резюмирующий переход в свое заключительное предложение, автор может переписать последнее предложение следующим образом:

Пример:

В заключение, учитывая низкие эксплуатационные расходы и экологические преимущества владения гибридным автомобилем, вполне вероятно, что гораздо больше людей последуют примеру Алекса в ближайшем будущем.

В следующей таблице приведены некоторые полезные слова-переходы для соединения вспомогательных и заключительных предложений.

Переходные слова и фразы — полезные инструменты для включения в рабочие документы.Они используются внутри абзацев, чтобы связать одно предложение с другим, а также находятся в начале и конце каждого абзаца, так что каждое из них легко соединяется с другим. Они проводят читателя по документу, разъясняя отношения между предложениями и абзацами, чтобы читатель понял, почему они были написаны именно в таком порядке.

Например, когда вы пишете памятку с инструкциями, может быть полезно рассмотреть следующие переходные слова и фразы: прежде, чем вы начнете, сначала, затем, затем, наконец, после того, как вы закончите.Использование этих переходов в качестве шаблона для написания заметки предоставит читателям четкие логические инструкции о конкретном процессе и порядке, в котором шаги должны быть выполнены.

Когда вы садитесь писать документ на работе, вам нужно подумать о том, кто является аудиторией и какова цель вашего сообщения (информировать, убеждать или развлекать). Имея эту информацию, вы можете решить, какой тип документа (канал) использовать.

Хороший подход — сначала очертить документ, отметив, где каждый элемент принадлежит.Например, если вы решили написать письмо, вы можете сначала определить местонахождение каждого адреса, дату, приветствие, подпись и т. Д. Это поможет вам создать структуру вашего документа и значительно упростит процесс написания (и, в дальнейшем, процесс редактирования).

Когда вы пишете рабочий документ, вы выбираете, подходить ли к вашей теме прямо или косвенно. Прямое сообщение сразу переходит к сути документа, тогда как косвенное сообщение помещает ключевой момент (часто плохие новости) между другой информацией (положительной или нейтральной), чтобы «смягчить удар» нежелательного сообщения.

Эл. Почта

Электронная почта, обычно называемая электронной почтой, вероятно, вам знакома. Его можно использовать аналогично обмену текстовыми сообщениями или синхронному чату или как более быстрый способ получения и отправки информации, которая традиционно записывалась бы в письме. Его можно доставить на мобильное устройство. В бизнесе он в значительной степени заменил печатные письма для внешней (вне компании) корреспонденции, а также заменил служебные записки для внутренней (внутри компании) коммуникации (Guffey, 2008).Электронная почта лучше всего подходит для довольно коротких сообщений.

Многие компании используют автоматические электронные письма для подтверждения сообщений от общественности или для напоминания людям о том, что отчеты или платежи подлежат оплате. Ваша работа может потребовать от вас заполнить форму электронной почты, в которой используются стандартные абзацы, но вы выбираете из ряда предложений, например, чтобы формулировка подходила для конкретного сценария.

Электронная почта

часто бывает неформальной, когда используется для личного общения, но деловое общение требует внимания к деталям, осознания того, что ваша электронная почта отражает вас и вашу компанию, и профессионального тона, чтобы при необходимости его можно было переслать любой третьей стороне.Электронная почта часто служит для обмена информацией внутри организаций. Хотя электронная почта может казаться неформальной, помните, что при использовании в бизнесе она должна демонстрировать профессионализм и уважение. Никогда не пишите и не отправляйте то, что вы не хотели бы читать публично или перед президентом вашей компании.

Советы по созданию эффективных деловых писем

• Правильное приветствие должно демонстрировать уважение и избегать путаницы в случае, если сообщение случайно отправлено не тому получателю. Например, используйте приветствие типа «Дорогая мисс.X »(внешний) или« Привет, Барри »(внутренний).
• Тема письма должна быть ясной, краткой и конкретной. Это помогает получателю понять суть сообщения. Например, «Коммерческое предложение ABC прилагается».
• Закрыть с подписью. Идентифицируйте себя, создав блок подписи, который автоматически содержит ваше имя и контактную информацию.
• Избегайте сокращений. Электронное письмо — это не текстовое сообщение, и аудитория может не найти в вашем остроумие повода ROTFL (катание по полу от смеха).
• Будьте краткими.
• Отформатируйте чисто. Делайте разрывы строк между абзацами для удобства чтения.
• Сделайте трехэтапную проверку (включая структурное редактирование, редактирование копирования и корректуру) перед тем, как нажать кнопку «Отправить». На устранение проблем, вызванных поспешным, плохо написанным электронным письмом, уйдет больше времени и усилий, чем на то, чтобы исправить это с первого раза.
• Ответить незамедлительно. Следите за эмоциональным откликом — никогда не отвечайте в гневе — но возьмите за привычку отвечать на электронные письма в течение 24 часов, даже если только для того, чтобы сказать, что вы предоставите запрошенную информацию в течение 48 часов.
• Экономно используйте функцию «Ответить всем». Не отправляйте свой ответ всем, кто получил первоначальное письмо, за исключением случаев, когда ваше сообщение абсолютно необходимо для прочтения всей группой.
• Избегайте использования заглавных букв. Заглавные буквы используются в Интернете для обозначения криков и считаются грубыми.
• Тестовые ссылки.
• Отправьте электронное письмо заранее, если вы собираетесь прикреплять большие файлы (аудио- и визуальные файлы часто бывают довольно большими), чтобы предотвратить превышение лимита почтового ящика получателя или срабатывание спам-фильтра.
• Оставьте отзыв или уточните. Если вы не получите ответ в течение 24 часов, напишите по электронной почте или позвоните. Спам-фильтры могли перехватить ваше сообщение, поэтому получатель, возможно, никогда его не получил.

Рассмотрим два примера деловой электронной почты. Первый — это форма электронной почты, а второй — это настраиваемое сообщение, написанное специально для ситуации и аудитории.

Пример формы электронной почты:

Тема: Добро пожаловать в магазин [наше имя].

Уважаемый [имя клиента],
Спасибо за регистрацию в магазине [наше имя].
Вы можете управлять своей личной информацией из раздела «Моя учетная запись» на веб-сайте, когда вы входите в Магазин [наше имя].
Здесь вы можете изменить свои контактные данные и пароль, отслеживать недавние заказы, добавлять альтернативные адреса доставки и управлять своими предпочтениями и профилем — и все это в одном удобном месте.

Благодарим вас за интерес к магазину [наше имя]!
Мы с нетерпением ждем вашего следующего визита.

Пример настраиваемого адреса электронной почты:

Кому: Шону Карлсону, менеджеру физического завода, XYZ Corporation
От: Майлзу Никелю, менеджеру строительной площадки, McCrady Construction
Отправлено: понедельник, 5 марта 2015 г., 2:47 с.м.
Тема: Прекращение строительства

Шон,

Я знаю, что сотрудники XYZ Corporation с нетерпением ждут переезда в новое здание на улице ABC Street в июне, но недавно группы сотрудников, у которых здесь нет бизнеса, проходили по зданию. Эти посещения создают угрозу безопасности, мешают строителям и могут поставить под угрозу дату вашего заселения.

Пожалуйста, проинструктируйте своих сотрудников, которые еще не переехали на ABC Street, держаться подальше от здания.Если им нужно встретиться с кем-то, кто уже переехал, им следует заняться своими делами и незамедлительно уйти по ближайшей лестнице.

Нам нужно избегать дальнейших простоев, чтобы наши строители могли подготовить здание к заселению в срок. Если у Вас возникнут вопросы, позвоните мне.

Спасибо,

миль

Майлз Никель, менеджер строительной площадки, McCrady Construction
1234 Main Street
Big City, B.C. P8C 9D9
(555) 123-4567 x222
никель @ mccradycon.ок.
www.mccradycon.ca

Проверьте свое понимание

Заметки

Меморандум (или меморандум, что означает «напоминание») обычно используется для информирования о политиках, процедурах или связанных официальных делах внутри организации. Это часто написано с точки зрения общедоступности, транслируя сообщение аудитории, а не в межличностном общении один на один. Его можно использовать для информирования группы о действиях в рамках данного проекта или для информирования определенной группы внутри компании о событии, действии или наблюдении.

Назначение памятки

Целью памятки часто является информирование, но иногда она может включать элемент убеждения или призыв к действию. Все организации имеют неформальные и формальные сети связи. Неофициальная, неформальная коммуникационная сеть внутри организации часто упоминается как grapevine и характеризуется слухами, сплетнями и инсинуациями. На виноградной лозе один человек может услышать, что кого-то уволят, и начать распространять новости.Слухи меняются и трансформируются по мере того, как они передаются от человека к человеку, и, прежде чем вы это узнаете, говорят, что они закрывают весь ваш отдел!

Один из эффективных способов борьбы с неофициальными предположениями — это четко разъяснить всем сотрудникам, что происходит с конкретной проблемой. Если сокращение бюджета вызывает беспокойство, вы можете отправить меморандум с объяснением неизбежных изменений. Если компания хочет, чтобы сотрудники приняли меры, они могут выпустить служебную записку. Например, 13 февраля 2009 года высшее руководство Panasonic Corporation опубликовало заявление о том, что все сотрудники должны покупать продукты Panasonic на сумму не менее 1600 долларов.Президент компании отметил, что если все будут поддерживать компанию покупками, от этого выиграют все (Lewis, 2009). Хотя записки обычно не содержат призывов к действию, требующих личных затрат, они обычно представляют интересы организации. Они также могут включать утверждения, которые согласовывают интересы бизнеса и сотрудников.

Формат памятки

У заметки есть заголовок, в котором указывается, кто ее отправил и кто предполагаемые получатели. Обратите особое внимание на титул человека (лиц) в этом разделе.Также присутствуют строки даты и темы, за которыми следует сообщение, содержащее объявление, обсуждение и резюме.

В стандартном письме формата мы могли бы ожидать увидеть введение, тело и заключение. Все это присутствует в памятке, и у каждой части есть цель. Введение во вступлении использует декларативное предложение для объявления основной темы. В теле уточняются или перечисляются основные моменты, связанные с темой, а заключение служит резюме.Давайте рассмотрим образец памятки.

Пример меморандума:

Кому: всем сотрудникам

От кого: Майя Джеймс, президент Провинциального университета

Дата: 21 сентября 2015 г.

Тема: Руководство по будущим расходам

После тщательного обсуждения я решил, что необходимо начать начальные шаги программы финансового управления, которая проведет провинциальный университет через двухлетний цикл серьезного провинциального дефицита доходов и последующих необходимых законодательных сокращений бюджета.

Начиная с 24 сентября 2015 г., для Общего фонда, Вспомогательного фонда и Фонда капиталовложений реализуются следующие меры для решения проблемы прогнозируемого сокращения нашей провинциальной помощи на оставшуюся часть этого года, 2015/2016, и на следующий год, 2016/2017.

1. Следует делать только покупки, необходимые для работы университета, чтобы мы могли начать экономить, чтобы уменьшить влияние сокращения бюджета на 2016/2017 гг.

2. Запросы на выезд за пределы провинции потребуют одобрения Исполнительного комитета, чтобы обеспечить выполнение только необходимых служебных поездок.

3. Для покупки

   , включая поездки в провинцию и переводы бюджета, потребуется одобрение соответствующего вице-президента.

Пожалуйста, поймите, что мы предпринимаем эти осмотрительные шаги для создания экономии, которая позволит ProvU уменьшить влияние прогнозируемых сокращений в рамках ожидаемых законодательных сокращений на 2016/2017 гг. Спасибо за сотрудничество. По всем вопросам обращайтесь в мой офис.

Пять советов по созданию эффективных бизнес-заметок

Ориентация на аудиторию

Всегда учитывайте аудиторию и ее потребности при составлении служебной записки.Акроним или аббревиатура, которые известны руководству, могут быть известны не всем сотрудникам организации, поэтому, если меморандум будет размещен и распространен внутри организации, ваша цель должна быть четкой и лаконичной, коммуникация на всех уровнях без двусмысленности. .

Professional, формальный тон

Записки часто являются объявлениями, и лицо, отправляющее записку, говорит от лица или всей организации. Хотя в нем может содержаться запрос на обратную связь, само объявление является линейным, от организации до сотрудников.Меморандум может иметь юридический статус, поскольку он часто отражает политику или процедуры.

Предметный акцент

Тема обычно указывается в строке темы и должна быть ясной и лаконичной. Например, если в памятке объявляется о соблюдении праздника, в строке темы следует указать конкретный праздник — например, используйте «График выходных дней Дня благодарения», а не «соблюдение праздников».

Прямое форматирование

Заметки всегда прямые, то есть они быстро переходят к сути, а цель четко объявляется.

Объективность

Записки — это место только для фактов и должны иметь объективный тон, без личных предубеждений, предпочтений или проявлений интереса. Избегайте субъективности.

Проверьте свое понимание

Деловая переписка

Письма — это короткие сообщения, отправляемые получателям, которые обычно находятся за пределами организации. Они часто печатаются на фирменных бланках и обычно занимают одну или две страницы.

Хотя сегодня электронная почта может использоваться все чаще, деловое письмо остается распространенной формой письменного общения.Он может служить для того, чтобы познакомить вас с потенциальным работодателем, объявить о продукте или услуге или даже передать эмоции. Мы рассмотрим основной план письма, а затем сосредоточимся на конкретных типах.

У вашей организации может быть собственный формат письма, но в этой главе описаны общие элементы деловых писем. Есть много типов писем, и в этой главе мы рассмотрим две основные цели — хорошие новости и плохие новости. Сначала мы обсудим элементы блочного письма.

Письма

могут служить для ознакомления потенциальных работодателей с вашими навыками и квалификацией, для предоставления важной или конкретной информации или для документирования события или решения.Они могут передавать информацию в позитивном, негативном или нейтральном тоне. Независимо от типа письма, которое вам нужно написать, оно может содержать до 16 элементов в пяти областях. Хотя вы не можете использовать все элементы в каждом случае, они перечислены в следующей таблице.

В письме пять основных областей:

1. Заголовок, устанавливающий отправителя, включая адрес и дату
2. Введение, устанавливающее цель
3. Тело, в котором формулируется сообщение
4. Заключение, которое повторяет основную мысль и может включать призыв к действию
5. Строка подписи, иногда включающая контактную информацию

При форматировании делового письма, состоящего из нескольких блоков, помните о следующих рекомендациях:

• Нанесите одинарный интервал по всему
• Используйте поля 1–1 ½ дюйма
• Выровнять все содержимое по левому краю

Образец письма показан ниже с указаниями, выделенными жирным шрифтом.Вместо того, чтобы размещать обратный адрес вверху страницы, вы можете вместо этого использовать фирменный бланк с логотипом и адресом компании.

Пример письма (Путеводитель)

Обратный адрес (если не на фирменном бланке) :

123 Кокберн-роуд

Anytown, МБ A1M 2P3

Дата: 14 сентября 2015 г.

Примечание получателя (необязательно): КОНФИДЕНЦИАЛЬНО

Внутренний адрес:

г-жаЗои Мейв

123 Арбутнот Драйв

Anytown, AB T1A 2B3

Приветствие : Уважаемая г-жа Мейв:

Subject Line (необязательно): миф о безбумажном офисе

Введение : Это письмо информирует вас о том, что миф о безбумажном офисе, когда вам не нужно будет печатать бумажные копии писем на фирменных бланках компании, является всего лишь мифом.

Body : Хотя электронная почта в значительной степени заменила написание писем для многих приложений, остается несколько причин для создания бумажной копии письма.Во-первых, многие работодатели по-прежнему создают письма как обычную часть делового общения. Далее, мы должны учитывать, что продажи бумажных документов в бизнесе увеличились за последнее десятилетие, не показывая признаков снижения, которое мы бы связали с переходом на безбумажный офис. Наконец, деловые письма могут выполнять множество функций, и ваше мастерство в их составлении будет способствовать нашему личному и профессиональному успеху.

Заключение : Написание писем — это навык, который по-прежнему будет востребован в деловой среде сегодня и завтра.

Закрыть: С уважением,

Мюррей Моман

Подпись: Мюррей Моман

Справочные инициалы (необязательно): ARJ

Обозначение корпуса (опционально, при необходимости)

Копия обозначения (необязательно): Копия: Бет Ллойд

Почтовое обозначение (необязательно)

Помните, что буквы представляют вас и вашу компанию в ваше отсутствие.Чтобы эффективно общаться и создавать положительный имидж, вам необходимо:

• быть ясным, кратким, конкретным и уважительным
• Убедитесь, что каждое слово способствует достижению вашей цели
• убедитесь, что каждый абзац фокусируется только на одной идее
• сформировать полное сообщение
• Избегайте ошибок при написании текста

Хорошие новости или нейтральная информация в деловом письме

Написать письмо, содержащее хорошие или нейтральные новости, довольно просто.Ваше намерение состоит в том, чтобы донести новости быстро и четко, убедившись, что у читателя есть положительный образ вас и вашей компании. Вы можете сделать это, выполнив следующие действия:

1. Сообщайте новости просто и прямо.
2. Назовите причины / подробности.
3. Закрытие с помощью отчета о гудвилле *

Плохие новости в деловом письме

Сказать «нет» сложнее, чем сказать «да»! Это верно для всех видов общения, но в профессиональном контексте это может быть непросто, потому что вы можете не знать получателя вашего сообщения лично или не быть в состоянии предсказать, как он отреагирует.При написании письма, содержащего плохие новости, например, когда вам нужно сообщить клиенту, что он не получит возмещение, ваша задача — отправить негативное сообщение, сохранив при этом позитивные отношения между вашей компанией и получателем. Плохие новости могут вызвать у получателя ряд эмоций, от разочарования до раздражения, гнева и замешательства. Вы можете минимизировать эти негативные эффекты, структурировав свое письмо определенным образом.

Когда вы пишете письмо с плохими новостями, ваша цель —

.

• Сделайте новости понятными,
• сообщить получателю, что статус не изменится (и избежать дальнейшего общения),
• оставит у получателя положительное впечатление о вашей компании.

Прямой и косвенный подходы к написанию деловых писем

Есть два разных способа сообщить плохие новости в письме: прямой и косвенный. Вы решите, какой подход использовать, в зависимости от типа новостей, которые вы доставляете.

При использовании прямого захода на посадку выполните следующие действия:

1. Сообщите плохие новости просто и прямо.
2. Назовите причины.
3. По возможности дайте альтернативу.
4. Закрытие с заявлением гудвилла.*

* Что такое гудвил? Это напористое, но профессиональное заявление, демонстрирующее заботу о постоянных позитивных отношениях.

В следующем письме используется прямой подход.

Пример письма (прямой доступ):

Уважаемый мистер Мур:

Ссылка, которую вы ищете, похоже, не принадлежит нашей компании. Просматривая нашу запись корпоративных выступлений о влиянии свободной торговли на сельское хозяйство, мы не нашли ничего похожего на упомянутые вами замечания.Когда я спросил г-на Локхарта, он не припомнил, чтобы кто-либо в компании проводил подобную аналогию.

Мы провели быстрый поиск в Интернете и нашли ряд сайтов, которые вполне могут предоставить вам информацию, которую вы ищете. Веб-сайт Agriculture and Agri-Food Canada по адресу www.agr.gc.ca, вероятно, станет хорошей отправной точкой для поиска.

Мы надеемся, что эта информация окажется для вас полезной.

При использовании непрямого подхода выполните следующие действия:

1. Начните с оператора буфера.*
2. Обсудите обстоятельства, приведшие к плохим новостям.
3. Сообщите о плохих новостях как можно более позитивно.
4. Дайте полезное предложение или альтернативу.
5. Закрытие с заявлением гудвилла.

* Что такое буферная инструкция? Это мягкое, но профессиональное заявление задает тон вашему письму.

Выбор подхода

Обычно вы используете прямой подход во всех деловых письмах, кроме

• Вы сообщаете плохие новости, и это неожиданно;
• , вы не очень хорошо знаете читателя, и скорее всего возникнет негативная эмоциональная реакция.

В таких ситуациях косвенный подход является лучшим выбором.

В подобных ситуациях причины, которые вы указываете в прямом обращении (на шаге 2), могут рассматриваться как оправдания, поэтому лучше их не приводить. Вместо этого вы должны поместить плохие новости в среднюю часть письма, предоставив перед ними объяснение и завершив их позитивным или нейтральным языком, как при косвенном подходе. Важно избегать консервативного, неискреннего, неуместного или корыстного завершения любого письма, особенно если вы используете косвенный подход.

В письме, основанном на косвенном подходе, есть три ключевых момента:

1. Предоставьте доказательства, которые убеждают читателя принять плохие новости.
2. Сообщите плохие новости.
3. Дайте варианты для будущего успеха.

В следующем письме используется косвенный подход.

Пример письма (косвенный подход):

Дорогой Джеймс:

Клерки в нашем офисе должны быть готовы обслуживать клиентов к 9:00.м. Согласно политике компании, прибытие на работу вовремя является обязательным элементом вашей работы здесь.

В этом месяце вы четыре раза опоздали на работу. Допускается только два опоздания, прежде чем руководство должно вмешаться. Поскольку вы превысили эти ограничения, мне необходимо сделать вам письменное предупреждение и назначить вам испытательный срок.

Если вы будете приходить каждый день в течение следующих 90 дней, я удалю это из вашей трудовой книжки. После этого вы сможете работать над продвижением по службе и повышением зарплаты.Я буду рад обсудить это с вами в удобное для вас время.

При использовании непрямого подхода вы должны следовать этим рекомендациям:

• Не вводите читателя в заблуждение слишком позитивным открытием.
• Постарайтесь, чтобы причины были как можно короче.
• Сделайте убедитесь, что читатель понимает плохие новости.
• Не избегайте отрицательных слов и фраз.
• Не заканчивать искусственным утверждением.

Когда вы пишете письмо, содержащее хорошие новости или нейтральную информацию, вам следует использовать прямой подход.

Проверьте свое понимание

Инструкции. Просмотрите приведенное ниже деловое письмо и затем ответьте на следующие вопросы с несколькими вариантами ответов.

14 ноября 2015

Дороти Аллен
12345 Stream Ave.
Сент-Огастин, Флорида 34567

Уважаемый ________ (# 1):

По мере приближения курортного сезона нам напоминают о благословениях, дарованных нам в течение года.В Aspen Country Lodge удовольствия, которые мы из года в год разделяем с нашими клиентами Legacy, являются одними из наших самых заветных благословений.

Итак, поскольку наши сотрудники с нетерпением ждут возможности провести время с друзьями и семьей, мы также думаем о таких особых друзьях, как вы, и надеемся, что вы наслаждаетесь крепким здоровьем и хорошим настроением. Мы гордимся тем, что являемся вашим домом вдали от дома, и оставляем в наших сердцах особое место для воспоминаний, которыми мы с вами поделились.

Спасибо за то, что сделали Aspen Country Lodge частью своих ежегодных традиций.Счастливого Рождества и мирного, радостного и благополучного Нового года.

______________ (№2),

Теодор П. Хайд, владелец / управляющий

Aspen Country Lodge • 402 Aspen Way • Cold Bluff, CA 98765 • (303) 346-7889

Титульный лист факса

Вы можете подумать, что электронная почта наверняка заменила факс, но это не так в деловом мире, по крайней мере, пока! Вы заметите, что факсы по-прежнему являются обычным явлением, когда требуется подпись или когда передается юридически обязательный документ (например, контракт).Некоторые отрасли (например, медицинская и юридическая) по-прежнему полагаются на факсы, потому что их передачу невозможно перехватить. Когда конфиденциальность важна, факс может быть вашим форматом документа.

В вашей организации может быть шаблон титульного листа факса, который используют все сотрудники, поэтому обратите внимание на него, прежде чем отправлять свой первый факс, поскольку он значительно ускорит процесс. Как правило, титульные листы факса обычно частично или полностью содержат следующее:

• Название или логотип компании
• Дата
• Имя и факс получателя
• Имя, факс и телефон отправителя
• Количество страниц
• Тема *
• Сообщение *
• Уведомление о конфиденциальности

* Они не всегда включены.Используйте их, если у вас есть дополнительная информация, не включенная в содержание факса.

Пример титульного листа факса:

Факс Smith & Sons. ООО

Кому: Джеймс Милфорд Из номера : Леонард Смит Факс: (555) 212-0988 Факс: (555) 313-0122 Дата: 09.08.2015 Телефон: (555) 401 -9876

КОНФИДЕНЦИАЛЬНО Страницы : 5

Тема: Трудовой договор

Сообщение:

Джеймс,

Пожалуйста, подпишите и верните прилагаемый договор при первой возможности.
Если у вас есть какие-либо вопросы или проблемы, обращайтесь в мой офис.

С уважением,

Леонард.

Краткий отчет

Отчеты

предназначены для записи и передачи информации читателю и могут использоваться как внутри, так и за пределами организации. Отчеты служат для документирования новой информации для определенных аудиторий, целей или функций. Тип отчета часто определяется его основной целью, например, отчет об аварии, лабораторный отчет или отчет о продажах.Отчеты часто носят аналитический характер или предполагают рациональный анализ информации. Иногда они сообщают факты без всякого анализа. В других отчетах обобщаются прошлые события, представлены текущие данные и прогнозируются будущие тенденции. В этом разделе вы познакомитесь с основами написания отчетов.

Типы отчетов

Отчеты бывают всех размеров, но обычно длиннее страницы и несколько короче книги. В этой главе мы сосредоточимся на коротких отчетах, обычно до четырех страниц.Тип отчета зависит от его функции, и в разных отраслях есть отчеты, специфичные для них. Например, научные исследователи составляют отчеты лабораторий, в то время как отчеты об инцидентах являются обычным явлением в среде, связанной с охраной здоровья и безопасности.

Отчеты различаются по функциям, стилю и традициям. В вашей организации вам может потребоваться оправдать определенные ожидания. В этом разделе отчеты обсуждаются в общих чертах, с акцентом на общие элементы и отличия. Ссылка на аналогичные документы на вашем рабочем месте может пригодиться вам при составлении собственного отчета.Существует много типов отчетов, но в этом разделе мы сосредоточимся на трех типах, общих для рабочего места. Иногда их можно объединить в один более длинный отчет.

Отчет о ходе работ

Отчет о ходе выполнения используется для информирования руководства о статусе проекта. Он генерируется через определенные промежутки времени (например, один раз в месяц) или по завершении ключевых этапов. Он фиксирует достижения на сегодняшний день и выявляет любые проблемы или проблемы. Обычно он пишется руководителем проекта и занимает одну-две страницы.

Когда вы пишете отчет о проделанной работе, начните с объяснения, почему вы пишете отчет:

• Определите, чего вы достигли
• Перечислите все проблемы, с которыми вы столкнулись
• Укажите, какие работы еще остались

В заключение предоставьте обзор статуса проекта и того, что следует делать дальше.

Отчет о рекомендациях

Отчет с рекомендациями используется, чтобы помочь руководству принимать решения. Цель этого отчета — найти решение проблемы или предложить курс действий.В нем автор может предложить принять или отклонить процедуру, оценить неудовлетворительную ситуацию или убедить лиц, принимающих решения, внести изменение, которое принесет пользу организации. Например, в отчете могут быть предложены способы повышения качества продукта, увеличения прибыли, снижения затрат или улучшения условий на рабочем месте. Цель отчета с рекомендациями не в том, чтобы обвинять или быть чрезмерно критичными, а в том, чтобы предложить улучшения в позитивной манере. Если вы пишете отчет с рекомендациями, возможно, будет полезно узнать мнение ваших коллег.

Сводный отчет

Сводный отчет используется для предоставления управленческой информации. Например, если вы работаете в отделе маркетинга, ваш начальник может попросить вас узнать об активности ваших конкурентов в Интернете, чтобы ваша компания могла эффективно конкурировать с ними. Для этого вы должны исследовать веб-сайты своих конкурентов, профили в социальных сетях, цифровые рекламные кампании и т. Д. Затем вы разделите то, что вы обнаружите, до ключевых моментов, чтобы ваш начальник мог получить важную информацию за короткое время, а затем решите, как с этим действовать.В отличие от отчета с рекомендациями, сводный отчет фокусируется на фактах, оставляя на усмотрение руководства выбор дальнейших действий.

Как организованы отчеты?

Отчеты различаются по размеру, формату и функциям. Вы должны быть гибкими и адаптировать свой отчет к потребностям аудитории. Отчеты обычно состоят из шести основных элементов:

1. О ком идет отчет и / или подготовлен для
2. Что было сделано, какие проблемы решались и результаты, включая выводы и / или рекомендации
3. Место изучаемого предмета
4. Когда изучаемый предмет произошел
5. Почему отчет был составлен (функция), в том числе на основании каких полномочий, по какой причине или по чьему запросу
6. Как субъект действовал, функционировал или использовался

Обращайте внимание на эти важные элементы при рассмотрении ваших заинтересованных сторон.Это может включать человека (лиц), о котором идет речь, для кого он предназначен, а также более широкую аудиторию организации. Спросите себя, кто принимает ключевые решения, кто будут экспертами и как можно интерпретировать ваши слова и образы. Хотя универсального формата для отчета не существует, существует единый порядок представления информации. Каждый элемент поддерживает основную цель или функцию, играя важную роль в передаче информации.

Десять общих элементов отчета

Вот контрольный список для проверки того, что отчет соответствует своим целям:

1. Отчет учитывает потребности аудитории
2. Форма следует за функцией отчета
3. Формат отражает институциональные нормы и ожидания
4. Информация является точной, полной и задокументированной
5. Информация легко читается
6. Термины четко определены
7. Рисунки, таблицы и иллюстрации поддерживают письменный контент
8. Рисунки, таблицы и рисунки четкие и правильно обозначены
9. Рисунки, таблицы и рисунки легко понять без поддержки текста
10. Слова легко читаются (шрифт, расположение, организация)
11. Результаты четкие и лаконичные
12. Рекомендации разумны и хорошо обоснованы

Отчет

13. представляет ваши лучшие усилия

Отчет

14. говорит сам за себя без ваших разъяснений или объяснений

Форматирование отчета

Сделайте так, чтобы вашему читателю было легче понять информацию в вашем отчете, аккуратно отформатировав документ.Вот несколько рекомендаций:

• Использовать шрифт 12pt стандартным шрифтом
• Используйте поля от 1 ½ до 2 дюймов
• Используйте заголовки и подзаголовки, чтобы разделить контент на четкие разделы
• Разделите абзацы пробелами
• Используйте наглядные пособия (диаграммы, графики, диаграммы и т. Д.), Где они помогут в объяснении чисел или другой информации, которую будет трудно понять в текстовой форме.

Проверьте свое понимание

БЫСТРО: формат, аудитория, стиль, тон

Формат

При составлении деловых документов вы сначала должны решить, какой формат лучше всего подходит для ваших целей.В модуле «Основы» мы узнали, что среда — это сообщение. Точно так же и в этом случае формат, который вы выбираете для своего бизнес-документа, также должен соответствовать цели вашего сообщения. Например, электронное письмо может считаться полуформальным в зависимости от аудитории и цели; деловое письмо, как и служебные записки, факсы и короткие отчеты, обычно считается достаточно формальным. Зная, что вы недавно узнали об общих типах деловых документов, вы должны помнить о том, что выбранный вами формат сообщает аудитории кое-что об информации, которую они будут получать, и о том, насколько важно или серьезно для них обращать на нее внимание.

После того, как вы выбрали подходящий формат для своего сообщения, также важно убедиться в правильности форматирования. Например, если вы собираетесь отправить памятку, она не должна выглядеть как неформальное электронное письмо или деловое письмо; он должен содержать все соответствующие элементы памятки, о которых вы узнали в предыдущем разделе. Читателю должно быть ясно, какой формат вы используете, и вы можете сделать это очевидным, обеспечив соответствующее форматирование вашего документа.

Аудитория

В модуле «Основы» вы узнали, как важно знать свою аудиторию для создания эффективных коммуникаций.Это как никогда верно при написании деловых документов. Кому вы пишете, может быть один или несколько человек. Выбранный вами формат может упростить доступ к вашему документу для других людей (например, по электронной почте) и включать вторичную и скрытую аудитории. Но в деловой переписке, конечно, ваша основная аудитория остается в центре ваших сообщений. Полезный подход, который используют некоторые коммуникаторы, — это попытаться поставить себя на место основной аудитории и спросить: что это для меня? или Почему я должен волноваться? или и что? Определение аудитории и осведомленность об их потребностях поможет вам составить документ, который с большей вероятностью вызовет их интерес.

Стиль

Стиль и тон часто считаются взаимозаменяемыми, и между ними есть некоторые нечеткие различия. Но для наших целей стиль относится к таким элементам, как активное и пассивное письмо, различная длина предложений, последовательность, разнообразие употребления слов и варианты пунктуации. Стиль придает вашему письму индивидуальность в сочетании с тоном. Как и в случае с аудиторией и форматом, важно, чтобы выбранный вами стиль соответствовал предполагаемой цели вашего сообщения.

Тон

В некотором смысле похожий на стиль, тон относится к ощущению, которое ваша аудитория испытывает при декодировании вашего документа. Здесь вы спросите себя, является ли ваш тон формальным, неформальным, позитивным, негативным, вежливым, прямым или косвенным. Цель того, чтобы задать себе этот вопрос, — определить, подходит ли этот тон цели вашего предполагаемого сообщения или иным образом усиливает его.

Аббревиатура FAST не только помогает понять важность выбора правильного формата, запоминания вашей аудитории и обеспечения соответствующего стиля и тона, но также помогает вам помнить, что в деловой переписке важно быстро перейти к делу!

Вот удобный инструмент, который вы можете использовать во время написания, чтобы не забывать использовать и включать принципы FAST.

Заключение

Эта глава, посвященная написанию рабочих документов, началась с обзора написания твердых абзацев, включающих такие элементы, как хорошее тематическое предложение, текст и заключение. Затем вы узнали о том, как подготовить рабочий документ, начиная с плана и решая, какой рабочий документ использовать. Вы узнали и видели примеры электронных писем, служебных записок, деловых писем, титульных листов факсов и кратких отчетов. Наконец, вы познакомились с аббревиатурой FAST как с инструментом, позволяющим не упускать из виду ваш документ и выбор содержимого в отношении формата, аудитории, стиля и тона.

С этими новыми знаниями вы должны быть на пути к оттачиванию своих письменных навыков на рабочем месте, которые будут дополнительно улучшены в следующем разделе, посвященном редактированию рабочих документов.

Элементы пунктов

• Тематическое предложение
• кузов
• выводы

Рабочие документы

• Электронная почта — это электронный носитель, который часто используется для отправки писем, служебных записок или менее формального письменного общения.
• Письма обычно представляют собой довольно формальные короткие печатные сообщения, часто используемые для информирования или убеждения клиентов, поставщиков или общественности.
• Заметки — это краткие документы, используемые внутри компании для информирования или убеждения сотрудников в принятии бизнес-решений относительно политики, процедур или действий.
• Титульные листы факса всегда должны содержать полную информацию о содержании, отправителе, получателе и количестве страниц. Отправка факсов важна как безопасный способ передачи конфиденциальных документов.
• Краткие отчеты могут сообщать о ходе выполнения, резюмировать информацию или рекомендовать. Они состоят из 10 общих элементов и занимают не более четырех страниц.

Проверьте свое понимание

Гаффи М. (2008). Основы делового общения (7-е изд.). Мейсон, Огайо: Томсон / Уодсворт.

Льюис, Л. (13 февраля 2009 г.). Panasonic приказывает персоналу покупать товары на 1000 фунтов стерлингов. Получено с http://business.timesonline.co.uk/tol/business/markets/japan/article5723942.ece

.

Заявление об авторстве (написание рабочих документов)

Эта глава представляет собой ремикс, содержащий контент из различных источников, опубликованный под различными открытыми лицензиями, включая следующие:

Содержание раздела

Проверьте свое понимание

Как подать h5 EAD, документы, форму i765 (новый, процесс продления)

Как подать h5 EAD самому без адвоката?

1. Заполните простую форму заявки EAD i765,
2. Подпишите личный чек на 410 долларов,
3. Приложите подтверждающие документы,
4. Отправьте его в USCIS.Вы сделали.

h5 EAD позволяет владельцам визы h5 работать в США на законных основаниях без каких-либо ограничений работодателя или местоположения.

Проверьте, имеете ли вы право на подачу заявления h5 EAD.

Заполните онлайн-форму USCIS i765 EAD с помощью нашего приложения>

В этой статье будут обсуждаться:

Документы для заявки на h5 EAD

# 1 Чек сборов h5-EAD / кредитная карта

h5 Проверка сборов EAD на 410 долларов к оплате на « Министерство внутренней безопасности США ».Краткие формы, такие как USCIS, не допускаются к личному, кассовому или денежному переводу.

Разрешен персональный чек с вашего текущего или сберегательного счета в Bank of America, Chase и т. Д. Заверенный чек не требуется.

h5 Проверка заявки EAD

Комиссия EAD также может быть оплачена кредитной картой.

Не добавляйте биометрические сборы к чеку h5 EAD. Рассчитайте текущую комиссию USCIS h5 EAD.

Биометрические данные необходимы только для расширения h5, но не для h5 EAD. Если вы отправите неправильную плату, USCIS отклонит вашу заявку и отправит ее обратно.

# 2 Фотография

Для приложения h5 EAD требуются две идентичные фотографии размером 2 × 2 дюйма, по которым щелкнули в течение последних 30 дней.

Напишите свое имя и номер i94 (ИЛИ SSN ИЛИ регистрационный номер иностранца) на обратной стороне фотографии светло-серым карандашом.

Номер записи о допуске на h5’s i94, полученный с сайта CBP, должен быть написан на обратной стороне каждой фотографии.

Не отправляйте старую фотографию вместе с заявкой I-765, так как USCIS отправит RFE для отправки новых фотографий.Это увеличит время обработки h5 EAD.

# 3 Как подать h5 EAD с помощью формы I-765

Загрузите и заполните форму USCIS i765. Вы также можете использовать наше приложение для заполнения формы. Приложение проверяет и проверяет все поля формы, чтобы убедиться, что вы не ошиблись.

Заполните онлайн-форму USCIS i765 EAD с помощью нашего приложения>

# 4 h5 Подтверждение статуса

• Копия последнего утверждения держателя визы H-4 I-797. Если расширение h5 было одобрено недавно, используйте одобрение расширения.ИЛИ
• Самая последняя копия h5 i-94. Если расширение h5 было одобрено недавно, новый i94 будет прикреплен к вашему уведомлению об утверждении расширения h5 (i797).

Получите i94 с веб-сайта CBP

# 5 Удостоверение личности с фотографией, выданное государственным органом

• Копия лицевой (с фотографией) и оборотной страниц (с адресом) паспорта ИЛИ
• Копия страницы штампа визы США h5 из паспорта ИЛИ
• Копия вашего последнего EAD — на лицевой и оборотной сторонах (если есть) ИЛИ
• Свидетельство о рождении с фотографией.Например, индийское (или китайское) свидетельство о рождении будет работать, только если на нем есть фотография. ИЛИ
• Любой другой документ, удостоверяющий личность с фотографией. Удостоверение личности штата США или водительские права НЕ принимаются.

# 6 Связь h5 с H-1B

Копия свидетельства о браке на английском языке требуется для подтверждения родства иждивенца h5 с основным h2B.

# 7 h5 Подтверждение права на участие в программе EAD

Для подтверждения права на участие в программе h5 EAD необходимо уведомление об утверждении I-140 i797c основного супруга h2B.

Если ваш работодатель не предоставил вам копию разрешения I-140, воспользуйтесь запросом USCIS FOIA, чтобы получить данные I-140.

# 8 Текущая копия h5-EAD для продления

Существующая копия EAD требуется только в том случае, если у вас уже есть h5 EAD и вы подаете заявку на продление или продление.

Допускается использование чернил только черного цвета, поскольку USCIS использует компьютерное сканирование для чтения форм.

НЕ сшивайте документы. Скрепите их вместе.

# 9 Форма G1145 (необязательно, но рекомендуется)

Используйте форму G1145, чтобы позволить USCIS отправить вам SMS или электронное письмо после получения вашего заявления.Прикрепите эту форму вверху пакета приложения EAD.

Пакет приложений h5 EAD

Параллельная подача — h2B, h5, h5 EAD

Если вы подаете заявки EAD на h2B, h5 и h5 одновременно в одном пакете, вы можете указать это в вопросе 29 формы i765:

• «Заполнено одновременно» ИЛИ
• Оставить пустым ИЛИ
• Записать текущий утвержденный номер квитанции h2B

Все три варианта были опробованы и протестированы, и все они работают нормально.Мы рекомендуем написать « Подано одновременно » в Q29 или использовать наше приложение, и оно обработает весь текст автоматически.

Не беспокойтесь о нехватке места для записи. Вы можете просто писать свободным почерком.

Документы для продления h5-EAD

Список документов для продления или продления h5 EAD такой же, как и для нового приложения h5-EAD, упомянутого выше.

Возможно, что дата начала продления h5 EAD еще не наступила.

Пример:
Если срок действия вашего h5 истекает в сентябре, и вы подали заявку на продление в марте того же года, возможно, что датой начала вашего продленного h5 будет сентябрь, а не март.

USCIS может указать текущую дату начала или дату в будущем (которая коррелирует с вашей текущей датой истечения срока действия h5).

Для заполнения формы i-765 мы будем рассматривать самое последнее утверждение h5 независимо от даты его начала.

На его основе ваш номер i94 и номер квитанции об одобрении основного h2B i797 будут определены при подаче заявки на i765.

Применить SSN с EAD

Если у вас в настоящее время нет SSN, выберите «Нет» в вопросе 13.a. а затем выберите «Да» в вопросах 14 и 15.
Вам нужно будет заполнить Q 16.a., 16.b. на имя отца и матери (h5’s), чтобы получить SSN-карту.

Ваша карта SSN будет автоматически сгенерирована после того, как ваш EAD будет одобрен в течение 3-4 недель и отправлен USPS по почте.

FAQ

Что такое время обработки h5 EAD?

Текущее время обработки h5 EAD составляет от 2 до 7 месяцев. Он меняется каждый месяц с каждым сервисным центром USCIS.

Что такое квалификационная категория h5 EAD?

h5 EAD Код категории правомочности: C (26).

Сколько времени нужно, чтобы получить карту EAD после статуса «Производится новая карта»?

Вы получите свою карту EAD в течение 1-7 рабочих дней после того, как Выполняется изготовление новой карты Статус дела .

Какой номер квитанции написать в вопросе 29 формы h5 EAD?

Напишите последний номер квитанции об утверждении формы I-797 I-797 h2B в форме заявки 29 I-765 h5 EAD.

Это не номер квитанции об утверждении I-140.

Какой номер i94 следует писать в форме h5 EAD?

Вы должны написать номер i94 из последнего утверждения h5 (форма i797) в форме заявки h5 EAD Вопрос 21a.

Используйте эту дату начала, даже если она без проблем наступит в будущем.

В чем причина применения h5 EAD?

Выберите вариант 1.a. для вопроса 1 формы h5 EAD, если вы подаете заявку на EAD впервые.

Для заявок на продление h5-EAD выберите вариант продления 1.c.
Если у вас раньше был какой-либо EAD (например, L2-EAD), то вы можете рассматривать h5 EAD как новый EAD.

Когда мы можем подать заявку на продление h5 EAD?

Вы можете подать заявку на продление h5 EAD за 180 дней до истечения текущего срока действия карты EAD.

USCIS позволяет нам подавать h5 EAD с поправкой h2B и заявки на перевод h2B, даже если текущая карта действительна более 180 дней.

Какое место последнего прибытия в США указано в Вопросе 23 формы I-765?

Вы должны написать название аэропорта или границы, через которую вы въехали в США.

Для некоторых людей этот аэропорт может быть аэропортом за пределами США, например, в Абу-Даби, где они завершают иммиграционный процесс в США в самом аэропорту Абу-Даби.

Я бы посоветовал написать « Port of Entry / Exit» как «MAA — ABU DHABI INTL » или название американского аэропорта, в котором вы приземлились первым.

Например, если вы приземлились в аэропорту Вашингтона после завершения иммиграционного процесса в аэропорту Абу-Даби, в вашей записи i94 в качестве порта въезда будет указано «MAA — ABU DHABI INTL».

Затем вы можете написать «Вашингтонский аэропорт» или «MAA — ABU DHABI INTL».

Что такое вопрос 28 для степени правомочности супруга в форме I-765 для h5 EAD?

Вы можете написать «N / A» или оставить поле пустым для приложений h5 EAD.

Может ли h5 EAD начать бизнес?

h5 EAD позволяет открыть бизнес без ограничений.

Многие супруги h2B становятся агентами по недвижимости или начинают покупать арендуемую недвижимость в США.

По какому адресу мне следует отправить заявку на h5 EAD?

Проверьте адрес USCIS, чтобы отправить приложение h5 EAD по почте, используя номер квитанции h2B.

Первые три буквы номера приложения h2B, такие как EAC, LIN, SRC, WAC, определяют почтовый адрес.

% PDF-1.4
%
440 0 объект
>
эндобдж

xref
440 164
0000000016 00000 н.
0000004261 00000 н.
0000004598 00000 н.
0000005468 00000 н.
0000005628 00000 н.
0000005821 00000 н.
0000005974 00000 п.
0000006168 00000 п.
0000006316 00000 н.
0000006469 00000 н.
0000006622 00000 н.
0000006802 00000 н.
0000006961 00000 н.
0000007151 00000 н.
0000007338 00000 н.
0000007528 00000 н.
0000007719 00000 н.
0000007909 00000 н.
0000008099 00000 н.
0000008291 00000 п.
0000008482 00000 н.
0000008673 00000 н.
0000008871 00000 н.
0000009062 00000 н.
0000009253 00000 н.
0000009447 00000 н.
0000009639 00000 н.
0000009829 00000 п.
0000010015 00000 п.
0000010206 00000 п.
0000010406 ​​00000 п.
0000010597 00000 п.
0000010791 00000 п.
0000010985 00000 п.
0000011108 00000 п.
0000011296 00000 п.
0000011420 00000 п.
0000011603 00000 п.
0000011798 00000 п.
0000011992 00000 п.
0000012189 00000 п.
0000012383 00000 п.
0000012568 00000 п.
0000012762 00000 п.
0000012957 00000 п.
0000013152 00000 п.
0000013333 00000 п.
0000013526 00000 п.
0000013721 00000 п.
0000013886 00000 п.
0000014072 00000 п.
0000014265 00000 п.
0000014445 00000 п.
0000014625 00000 п.
0000014795 00000 п.
0000014971 00000 п.
0000015103 00000 п.
0000015284 00000 п.
0000015459 00000 п.
0000015641 00000 п.
0000015834 00000 п.
0000016021 00000 п.
0000016152 00000 п.
0000016324 00000 п.
0000016513 00000 п.
0000016689 00000 п.
0000016926 00000 п.
0000017177 00000 п.
0000017437 00000 п.
0000017772 00000 п.
0000018047 00000 п.
0000018360 00000 п.
0000018625 00000 п.
0000018949 00000 п.
0000019206 00000 п.
0000019233 00000 п.
0000019534 00000 п.
0000019805 00000 п.
0000021337 00000 п.
0000021481 00000 п.
0000021632 00000 п.
0000021659 00000 н.
0000022087 00000 п.
0000023437 00000 п.
0000023592 00000 п.
0000024930 00000 п.
0000026255 00000 п.
0000027578 00000 п.
0000027727 00000 н.
0000029194 00000 п.
0000030466 00000 п.
0000031890 00000 п.
0000033432 00000 п.
0000118487 00000 н.
0000118557 00000 н.
0000118653 00000 н.
0000120195 00000 н.
00001

00000 н.
00001

00000 н.
00001