Подтверждение бронирования отеля: Подтверждение бронирования отеля в OSDY

Подтверждение бронирования номеров в гостинице

26 августа 2010 | 16:32

Подтверждение бронирования — резервирование, подтвержденное специальным уведомлением, высылаемым отелем клиенту.

В ответ на запрос клиента в зависимости от наличия свободных мест гостиница делает бронирование и посылает подтверждение о бронировании, содержащее информацию об имени гостя, сроках проживания, категории номера, цене номера и дополнительных услугах, которые могут быть забронированы заранее (например, стоимость трансфера, завтрака и т. д.). Текст подтверждения бронирования должен быть отправлен клиенту на фирменном бланке, на котором указывается номер подтверждения заказа, должность и фамилия ответственного лица отдела бронирования, а также прочие реквизиты гостиницы.

Обычно конкретный номер не бронируется, а бронируется лишь категория номера (например, одноместный, люкс, апартаменты и т. п.), но если гость, особенно из числа постоянных или VIP-клиентов, предпочитает какой-либо конкретный номер, то его пожелание, как правило, учитывается. При бронировании на это необходимо обратить внимание и по возможности предоставить клиенту полюбившийся номер.

Гостиницы могут менять политику цен, а также порядок подтверждения бронирования. Официально опубликованные тарифы на размещение в данной гостинице могут быть изменены без предупреждения клиента, однако не подлежит изменению стоимость номера, указанная в подтверждении о бронировании. Гостинице следует письменно сообщить потенциальным клиентам об изменении тарифов на предоставляемые услуги размещения не менее чем за 30 календарных дней до даты введения.

Условия бронирования различны в разных гостиницах. Во избежание недоразумений клиентам при обращении в гостиницу следует подробно разъяснять эти условия.

Категорически запрещается направлять в адрес фирмы клиента бланк подтверждения бронирования, содержащий служебные резолюции, пометки, подписи служащих отдела бронирования или службы продаж.

Клиенты, желающие особой подготовки номера к заезду в отель, должны сообщить: способ оплаты; имя гостя; имя и адрес того, кто оплачивает дополнительный сервис; подробное описание необходимого: если подарки — то какие, если нужна открытка — то какого содержания и т.  д. Все дополнительные просьбы должны быть внесены в специальный бланк и обязательно оплачены.

Процесс обработки письма-заявки на размещение и оформление подтверждения бронирования происходит следующим образом.

1. При получении письма-заявки на размещение сотрудник отдела бронирования заполняет соответствующий бланк (New Reservation) либо вносит наиболее важные данные из письма-заявки на размещение в журнал резервирования номеров. Далее он регистрирует данную заявку в электронной системе бронирования отеля и присваивает ей порядковый номер. Все бронирования должны быть введены в компьютерную систему в течение 1–2 часов. На основании введенной информации формируется перспективный график загрузки гостиницы. При регистрации заявки на бронирование особое внимание следует обращать на тип бронирования и форму оплаты. При гарантированном бронировании в заявке должны быть указаны реквизиты платежных документов, гарантирующие получение оплаты за номер при неявке гостя или поздней аннуляции бронирования клиентом (номер кредитной карты клиента или номер банковского перевода). Чем больше информации будет внесено в электронную систему бронирования, тем качественнее и быстрее будет происходить процесс поселения и выписки клиентов.
2. Сотрудник отдела бронирования подготавливает подтверждение бронирования, куда вносятся все необходимые данные. Номером подтверждения (Comfirmation number) будет являться тот же номер, под которым была зарегистрирована заявка на размещение. Как правило, в отелях уже имеются бланки подтверждений заявок на бронирование. Они могут представлять собой бланки как уже заложенные в электронную систему бронирования, так и бланки, отпечатанные типографским способом. Подтверждение бронирования необходимо производить на том же языке, на котором была составлена заявка на размещение. Основными языками, применяемыми в деловой переписке при бронировании номеров в гостиницах РФ, являются русский, английский, немецкий, в меньшей степени — французский, испанский и другие языки. Текст подтверждения бронирования во многом зависит от типа бронирования. При гарантированном бронировании указывается период ожидания гостя, после которого вступают в силу штрафные санкции, применяемые в случае поздней аннуляции заказа на размещение или неприбытия в отель. При негарантированном бронировании указывается время, до которого гость может рассчитывать на получение забронированного им номера. Как правило, текст подтверждения бронирования начинается с благодарности за выбор данного отеля. Кроме условий и порядка бронирования, в текстах подтверждений гостей могут информировать о порядке визовой поддержки, условиях питания, трансфера, времени заезда и расчетного часа в гостинице, а также давать ответы на любые интересующие клиентов вопросы.
3. Сотрудник отдела резервирования посылает подтверждение бронирования по номеру факса, указанного в письме-заявке на размещение от компании, фирмы или частного лица. Сотрудник должен убедиться в том, что подтверждение бронирования получено адресатом по факсу в полном объеме, без искажений. Подтверждением благополучного получения послания в этом случае будет ответ «ОК» на специальном бланке-рапорте (Transmission control receipt), выдаваемом факсом. В случае получения нечеткого послания (смазанного или нечитабельного текста) факс выдаст ответ «Error» или «Poor line condition» (ответы факса зависят от модели аппарата и могут быть иными).
4. Все зарегистрированные письма-заявки на размещение, подтверждения бронирования на эти заявки и положительные подтверждения приема факса адресатом сортируются по датам заезда и хранятся в отделе бронирования до момента прибытия гостя в отель. Это необходимо для уточнения деталей размещения при заезде гостя. После отъезда гостей эти документы архивируются на случай уточнения каких-либо деталей о проживании клиента в прошлом.

Иногда в бронировании происходят какие-либо изменения. Клиенты не полностью аннулируют заказ, а лишь частично меняют условия. Это касается, прежде всего, сроков проживания, количества персон, категории номера, особых пожеланий гостей. Такие изменения фиксируются сотрудниками отдела бронирования в специальном бланке или делаются пометки в журнале регистрации заявок на размещение. Все изменения в бронировании должны быть также внесены в компьютерную систему.

Если изменения возможны, то сотрудник отдела бронирования вносит изменения в уже имеющееся подтверждение, корректирует отдельные детали бронирования и высылает в адрес клиента факс с пометкой «переподтверждение» (reservation reconfirmation).

Сотруднику отдела бронирования следует сообщить об изменениях в те отделы, которых эти изменения касаются. Если бронь невозможно изменить из-за занятости отеля в запрашиваемые даты, то нужно предложить клиенту альтернативные числа и категорию номера, а также спросить, хочет ли он быть включенным в лист ожидания. Листы ожидания проверяются ежедневно. Если номера освобождаются, сотрудники отдела бронирования звонят клиентам, внесенным в лист ожидания. Приоритет определяется менеджером отдела.

Если бронирование невозможно по тем или иным причинам, то в таком случае отдел бронирования высылает официальный отказ в размещении, содержащий извинения, причину отказа, сообщает период улучшения ситуации со свободными номерами выражает надежду на дальнейшее сотрудничество.

www.mygel.ru

В начале ↑ «Оглавление»
Позади ← «Типы бронирования номеров в гостинице&raquo
Впереди → «Собеседование в иностранной компании&raquo

Как можно проверить бронь номера в отеле?

Планируя отпуск, командировку, поездку, большинство людей бронируют отель дистанционно – через сайты типа «Трипадвизор», «Букинг.ком», «Островок.ру» и т.д. Итак, вы забронировали номер, даже получили подтверждение на почту или на телефон. Однако душа не на месте.

Точно ли номер забронирован? Вдруг приедем, брони не будет, и мы останемся с носом? На те ли даты поставлена бронь? Не на мошенников ли мы попались? Может, на сайте были неактуальные данные? Вы не одиноки в своих сомнениях – они терзают каждого второго. Чтобы не промучиться до заселения, почитайте наши рекомендации, как проверить бронь в отеле.

Сейчас система удаленного бронирования отелей отлажена очень хорошо. У будущих гостей нет оснований для беспокойства. Вы можете забронировать номер отеля на другом полушарии и по прибытию туда вас без проблем заселять. Однако верно говорят: «Доверяй, но проверяй!».

Первый способ – позвоните напрямую в отель

В интернете всегда можно найти телефон интересующей гостиницы. Позвоните на ресепшен и озвучьте вашу просьбу. Сотрудники отеля не откажут в проверке. При заказе отеля всегда приходит информация с номером бронирования, пин-кодом и другими идентификационными данными. Назовите их. Возможно дополнительно понадобятся паспортные данные. Если номер забронирован, менеджер увидит это в программе и развеет ваши сомнения.

Второй способ – свяжитесь с отелем по электронной почте

Важно! Некоторые отели не практикуют этот вид обратной связи, поэтому вы нигде не найдете адреса электронной почты, а если найдете и напишете, то не дождетесь ответа. Однако такие ограничения присущи единицам – большинство гостиниц охотно идут с будущими постояльцами на контакт.

Переписка по электронной почте подойдет в трех случаях:

1. 
   Вы стеснительны или не предрасположены к телефонному разговору.

2. 
   Вы не знаете языка. Чтобы написать письмо, можно воспользоваться онлайн-переводчиком. Хорошо, если рядом есть человек, который сможет проверить правильность перевода, чтобы между вами и сотрудником отеля не возникло недопонимания.

3. 
   Вы не торопитесь, у вас есть время для ожидания. Если по телефону вы получите подтверждение здесь и сейчас, то ответ на письмо придется ждать до 2-3 дней.

Третий способ – ознакомьтесь с информацией в личном кабинете на сайте бронирования

Сайтам бронирования нужно доверять. У них подписаны договоры с отелями по всему миру. Они берут за услуги бронирования комиссию (порой немаленькую). Известные сайты надежны и предоставляют актуальную информацию.

Даем руководство, как проверить отель через них:

1. 
   Заранее заведите личный кабинет (на некоторых сайтах он заводится автоматически, когда вы вводите номер телефона).

2. 
   Перед проверкой зайдите в него, введя пару «пароль-логин».

3. 
   Найдите вкладку с вашими бронированиями и смотрите информацию.

Если данные в личном кабинете вас не убедили, воспользуйтесь предыдущими вариантами.

На
заметку! Если вы приобретаете тур или путевку в туристическом агентстве, то
проверить забронированный номер не получится. Туроператоры закупают у отеля
номера «пакетом», не «привязывают» их к конкретным гостям. За вами номер
закрепят только при заселении. 

Письмо-подтверждение бронирования отеля

Подтверждение бронирования — это подтверждение, данное отелем гостю в связи с его запросом номера, а также личные данные, указанные при бронировании.

В письменном подтверждении излагаются намерения обеих сторон и подтверждаются важные пункты соглашения, такие как имя, дата прибытия, отъезда, количество проживающих гостей, стоимость номера, тип забронированного номера, количество номеров, детали получения, детали внесенного депозита. , детали пакета и т. д. Подтвержденное бронирование может быть как гарантированным, так и негарантированным.

Подробная информация о письме-подтверждении извлекается из записи о бронировании и обновляется вручную или вводится автоматически с помощью PMS, используемой отелем, в специально разработанную форму подтверждения бронирования.

В письме-подтверждении также могут быть указаны правила отеля в отношении отмены бронирования и незаезда. А также о сборах за удержание, стандартное время заезда и выезда в отель, сборы за раннее утро/ранний заезд, а также сборы за поздний выезд.

Существует множество различных типов и форматов писем-подтверждений; ниже вы можете увидеть и скачать несколько образцов для того же самого.

Форматы подтверждения резервирования для резервации загрузки:

Образец подтверждения резервации 1 ⇓

Образец подтверждения резервации 2 ⇓

Образец подтверждения резервации 3 ⇓

Образец подтверждения резервации. 6  ⇓

Образец подтверждения подтверждения резервации 7 ⇓

Образец подтверждения резервирования 8 ⇓

Образец подтверждения резервирования для рекбранга отеля

Образец подтверждения резервации HTML

.

Уважаемый (имя гостя с приветствием),

Спасибо, что выбрали [название отеля]. Мы рады подтвердить ваше бронирование, как указано ниже:

0064

Действующие правила требуют от жителей Индии предъявить удостоверение личности во время регистрации. Удостоверением личности могут быть водительские права гостя, паспорт или удостоверение личности избирателя.                           

• За выселение после 16:00 взимается плата, как и за все прибытия до 08:00, которые оплачиваются, начиная с предыдущей ночи.
• Вышеупомянутый тариф за номер применяется за номер в сутки. Налоги, плата за обслуживание и другие сборы являются дополнительными, где это применимо. В стоимость номера не входит трансфер от/до аэропорта. Тем не менее, если вам потребуется какое-либо содействие для того же, пожалуйста, не стесняйтесь обращаться к нам.
• Гарантированное бронирование номера, не отмененное за 48 часов до прибытия, повлечет за собой удерживаемый сбор, эквивалентный тарифу за одну ночь проживания. В случае отмены до 48 часов сохраните номер отмены, чтобы не взималась плата за удержание.
• Гостей просят оплатить счета непосредственно при выезде. Мы не в состоянии принимать личные чеки, и возможность подписания распространяется только на те корпоративные счета, которые имеют кредитную линию в соответствующем отеле.
• Предварительная информация о номере для курящих или некурящих позволит нам предоставить его в приоритетном порядке при наличии возможности.

Приведенная ниже информация применима только к групповым бронированиям.

Порядок отмены группового бронирования следующий:  

• При отмене бронирования в течение 60 дней с момента подтверждения плата не взимается.
• Бронирование, отмененное через 60 дней после подтверждения, будет взиматься плата за удержание в течение одного дня для всех подтвержденных номеров.
• При отмене номеров за две недели до конференции взимается полная удержание за весь период бронирования.

С уважением,

Имя агента по бронированию

Образец письма с подтверждением бронирования отеля Изображение

Управление бронированием — Reservations.com

Чтобы получить копию электронного письма с подтверждением бронирования или отменить бронирование, воспользуйтесь нашей функцией управления бронированием, расположенной ниже, быстрее и удобнее. Перед отменой бронирования ознакомьтесь с правилами отмены бронирования, которые были указаны на странице подтверждения бронирования, а также в электронном письме с подтверждением.

Как всегда, мы здесь, чтобы помочь вам в этом процессе. Для немедленной помощи, для отмены бронирования, изменения даты бронирования или для выставления счетов, пожалуйста, используйте наш бесплатный номер 855-956-2201.

Найдите нужные ответы в разделе часто задаваемых вопросов.

Для международных звонков:

• Австралия: 1800 875 303
• Бразилия: 0800-892-1021
• Ирландия: 1 800 903 547
• Мексика: 01-800-062-9343
• Новая Зеландия: 0-800-447-355
• Панама: 00-800-203-0098
• Сингапур: 800-101-3670
• Великобритания: 0800-031-5657

Адрес электронной почты (должен совпадать с адресом электронной почты, указанным при бронировании)

Бронирование/номер маршрута

Q: Могу ли я изменить бронирование онлайн?

org/Answer»>
А:
Нет. Для любых изменений, пожалуйста, свяжитесь с нами напрямую по телефону 855-956-2201 или по электронной почте [email protected]

Q: Могу ли я отменить бронирование онлайн?

А:
Да, вы можете отменить бронирование онлайн в разделе сведений о бронировании. Вам понадобится электронная почта, использованная при бронировании, и номер маршрута. Перед отменой бронирования ознакомьтесь с политикой отмены в электронном письме с подтверждением.

В: Могу ли я отменить невозвратное бронирование?

А:
Нет, бронирование с невозвращаемой оплатой не может быть отменено после бронирования. По вопросам обращайтесь в нашу службу поддержки по телефону 855-956-2201 или по электронной почте [email protected]

В: Где я могу ознакомиться с условиями моей политики отмены?