Как написать справку с места работы: Как оформить справку с места работы?

Письмо с подтверждением занятости

Время от времени сотрудник или бывший сотрудник будет запрашивать письмо с подтверждением занятости. Кажется достаточно простым, но есть рекомендации относительно того, что должно и не должно быть включено. Эксперты по персоналу объясняют, как обрабатывать запрос.

Назначение письма о подтверждении занятости

Письмо о подтверждении занятости подтверждает прошлое или настоящее место работы сотрудника. Существует ряд причин, по которым работодатели могут получить запрос на подтверждение занятости (VOE), но чаще всего запросы от арендодателей, управляющих недвижимостью и кредиторов.

«Обычно я получаю письма с подтверждением занятости, когда сотрудник подает заявку на ипотеку, рефинансирует ипотеку или собирается переехать в новую квартиру», — говорит Дженнифер С. Лофтус, MBA, SPHR, PHRca, национальный директор Нью-Йорка. Она добавляет, что в редких случаях письма о подтверждении занятости запрашиваются, когда сотрудники с грин-картами возвращаются в свои страны для обновления своих паспортов. заявления о финансовой помощи, процедуры, связанные с усыновлением или опекой, вопросы, связанные с иммиграцией, потенциальные работодатели, подтверждающие прошлые трудовые книжки, и заявления о сокращении кредита/направлении.

Информация, которая должна включать

«Письма с подтверждением трудоустройства — или письма с подтверждением трудоустройства — обычно включают дату приема на работу сотрудника, должность в компании и текущую заработную плату или оклад; в случае увольнения — причина увольнения, например недобровольное увольнение, увольнение по собственному желанию или увольнение», — говорит Линн Китсон, SPHR, SHRM-SCP, генеральный директор Lynk Benefits and HR Solutions в Гошене, Индиана.

Ключ к краткости. «Письмо, как правило, очень краткое, содержит имя сотрудника, текущую должность, даты трудоустройства, рабочий адрес, информацию о том, активно ли сотрудник все еще работает, текущую ставку заработной платы и периодичность выплат», — говорит Лофтус.

Информация, которой следует избегать

«Когда работодатель говорит что-то о бывшем сотруднике, это имеет большое значение», — говорит Кейт Бишофф, SHRM-SCP, консультант по кадрам и юрист по трудовому праву в tHRive Law & Consulting в Миннеаполис. «Для работодателей крайне важно быть честными и принимать взвешенные решения о том, чем они хотят поделиться с другими».

Бишофф, который также является адъюнкт-профессором соблюдения требований HR в юридической школе Митчелла Хэмлайна, рекомендует придерживаться фактической информации, связанной с трудоустройством, такой как даты трудоустройства и названия должностей. Китсон соглашается, добавляя: «Следует избегать глубокого изучения причины увольнения». Если за необходимостью письма стоит деликатный вопрос, например, дело об опеке над детьми, содержание письма может стать доказательством по делу.

Лицо, доставляющее письмо, должно быть в курсе федеральных, государственных и местных законов о раскрытии информации. Например, в некоторых штатах работодателям запрещается запрашивать информацию о заработной плате в процессе найма. В некоторых штатах созданы формы подтверждения занятости и процессы для заполнения и передачи информации. Прежде чем выполнять запросы о подтверждении занятости, изучите соответствующие законы, чтобы обеспечить их соблюдение.

Как оптимизировать процесс

Наличие политики обработки запросов на подтверждение трудоустройства сэкономит время в долгосрочной перспективе. Китсон предлагает следующие советы для организаций, стремящихся формализовать этот процесс:

• Назначьте должность, например, менеджера по персоналу или человека, которому поручена работа с персоналом, для ответа на письма о подтверждении занятости.
• Создайте политику, указывающую, какую информацию они будут разглашать и кому. В политике может быть указано, могут ли данные о заработной плате раскрываться запрашивающим финансовым учреждениям, а не то, что будет предоставлено потенциальному работодателю.
• Попросите сотрудников подписать разрешение на раскрытие информации перед раскрытием каких-либо данных, за исключением случаев, когда информация запрашивается государственным органом и разрешение работника не требуется.

Как оформить письмо

Стандартный формат делового письма работает отлично. «Письмо должно быть на официальном бланке, датировано и подготовлено кем-то из отдела кадров или, для небольшой организации, руководителем, имеющим доступ к запрашиваемой информации», — советует Лофтус.

Образец письма о подтверждении занятости

2 апреля 20XX

Г-н Джон Мерфи
Кредитный аналитик
ABC Bank
1 Main Street
Anytown, FL 55555

9000 2 Re: Проверка занятости Сюзанны Лу

Уважаемый мистер Мерфи!

Это письмо является подтверждением того, что Сюзанна Лу работает в компании DEF специалистом по работе с кредиторской задолженностью. Она была принята на работу 15 мая 20XX года и в настоящее время зарабатывает XX, XXX долларов в год.

Пожалуйста, свяжитесь со мной по телефону 800-555-5555, если я смогу вам помочь.

С уважением,

Джейн Доу
Менеджер по персоналу

Узнайте больше от экспертов

Написание письма о подтверждении трудоустройства — одна из многих задач, которые вам придется выполнять, управляя командой сотрудников. Не могли бы вы помочь в этом отделе? Присоединяйтесь к Monster бесплатно сегодня. Как участник, вы будете получать советы по лидерству, советы по карьере и поиску работы, отправленные прямо на ваш почтовый ящик, чтобы помочь вам не отставать от все более быстрого темпа бизнеса.

Образец письма об увольнении сотруднику Шаблон

Что такое письмо об увольнении?

Письмо об увольнении — это официальное уведомление от работодателя, информирующее сотрудника об увольнении с работы. Письмо об увольнении обычно включает информацию о причине увольнения, пособиях или выходных пособиях, которые они могут получить, дату их последней зарплаты и другие детали, имеющие отношение к увольнению.

Как написать письмо о расторжении договора

Отпустить кого-то — сложная работа, и важно, чтобы сотрудники не чувствовали себя обманутыми или униженными. Если ваша оценка или дисциплинарные процессы работают хорошо, сотрудник должен был получить какое-то предупреждение о возможном увольнении. Обязательно устройте короткую встречу с сотрудником, чтобы сообщить ему, что он уволен, прежде чем отправить ему официальное письмо об увольнении.

Есть также случаи, когда вам необходимо временно уволить сотрудников – это также известно как увольнение. Отпуск для сотрудников — это обязательный неоплачиваемый или частично оплачиваемый отпуск, в течение которого сотрудники обычно имеют право на пособие по безработице и другие льготы, такие как медицинское страхование. Многие причины приводят к увольнениям, например, сокращение расходов или организационная реструктуризация. Вы должны проинформировать сотрудников об этом соглашении с помощью письма об отпуске сотрудника.

Оба письма должны быть написаны с учетом двух элементов: тон и соответствие. В интересах всех закрыть (или приостановить, в случае увольнения) ваши трудовые отношения с сотрудником на хороших условиях (за исключением случаев, когда вы увольняете их по уважительной причине), а полностью соответствующее письмо об отпуске или увольнении помогает снизить риск иски.

Итак, вот на что следует обратить внимание:

• Проконсультируйтесь с юристом, чтобы убедиться, что вы имеете законное право уволить этого сотрудника, и узнайте больше о соответствующих условиях. Например, в некоторых странах от вас требуется своевременное уведомление, выходное пособие или причины увольнения. Кроме того, если это увольнение или отпуск, могут быть задействованы особые правила.
• Решите, каким должен быть последний день перед увольнением или отпуском, с их менеджером или начальником отдела.
• Соберите все политики, действующие после увольнения или увольнения сотрудника, чтобы вы могли напомнить о них в своем письме.
• Используйте наши образцы букв в качестве руководства, но помните о тоне вашей окончательной индивидуальной версии. Будьте чувствительны, но тверды. Если возможно, попросите коллегу из отдела кадров прочитать письмо и сообщить вам, если что-то пойдет не так.

Вот наш шаблон письма об увольнении:

Уважаемый [ имя_сотрудника ],

С сожалением сообщаю вам, что с [ дата_увольнения ] вы больше не будете работать в [ название_компании ]. Как уже говорилось, мы считаем, что это лучшее решение из-за [ вставить причину прекращения ]. [ Это последний шаг в нашем дисциплинарном процессе / решение, которое мы приняли после окончания вашего Плана повышения производительности, запущенного _date. ]

Начиная с [ расторжения_даты ] вы не будете иметь права на какие-либо компенсации или льготы, связанные с вашей должностью. Пожалуйста, верните [ имущество компании, которое должно быть возвращено ] до [ дата ] в отдел кадров.

Вы имеете право на заработную плату до [ Termination_date ], и мы также компенсируем вам оставшиеся дни отпуска. Мы также предоставим выходное пособие в размере [ сумма ]. [ Вы получите отдельное письмо с полной информацией о компенсации или другой соответствующей информацией, которую вы имеете право получить от нас. соглашение о раскрытии информации. Если у вас есть какая-либо информация о наших клиентах, сотрудниках или других заинтересованных лицах, хранящаяся на бумаге или на ваших личных устройствах, вы должны немедленно удалить ее.

Если у вас есть вопросы или разъяснения, я в вашем распоряжении до [ пять ] рабочих дней после вашего последнего рабочего дня.

Желаем удачи.

[ Ваше имя и подпись ]

Образец полного письма об увольнении

Уважаемый г-н Томас,

С сожалением сообщаю вам, что с 3 декабря 2018 г. вы больше не будете работать в Acme. Inc. Как уже говорилось, причиной этого является снижение производительности за последние шесть месяцев. Мы приняли это решение после окончания вашего Плана повышения эффективности, который мы запустили 03. 07.2018.

С 3 декабря вы не будете иметь права на какие-либо компенсации или льготы, связанные с вашей должностью. Пожалуйста, верните карту, служебный мобильный телефон и ноутбук до 17:00 3 декабря в наш отдел кадров.

Вы имеете право на получение зарплаты до 3 декабря, и мы также компенсируем вам оставшиеся дни отпуска. Мы также предоставим выходное пособие в размере двух месячных окладов. Вы получите отдельное письмо с полной информацией о компенсации и информацией о вашем медицинском страховании (в соответствии с Законом о сверке сводного бюджета или COBRA).

Пожалуйста, имейте в виду, что вы подписали соглашение о неконкуренции, невымогательстве и неразглашении информации. Если у вас есть какая-либо информация о наших клиентах, сотрудниках или других заинтересованных лицах, хранящаяся на бумаге или на ваших личных устройствах, вы должны немедленно удалить ее.

Если у вас есть вопросы или уточнения, я в вашем распоряжении до конца следующей недели.

Желаем удачи.

Элайджа Бернс

Вот образец письма об увольнении нашего сотрудника:

Уважаемый [ employee_name ],

С сожалением сообщаю вам, что ваша должность будет временно переведена в отпуск из-за неотложных деловых условий с [ дата ] по [ дата ]. Надеюсь, мы сможем восстановить вашу работу после этого критического периода.

Вот чего ожидать:

• В течение этого времени вы [ не будете получать никаких выплат/получите x% сокращение вашей зарплаты ] от компании. [ Вы также должны полностью отказаться от своих рабочих обязанностей. ]
• Если вы получаете льготы для сотрудников, такие как страхование здоровья или автомобиля, компания будет продолжать их выплачивать.
• Вы можете иметь право на получение пособия по безработице в соответствии с определенными критериями. Свяжитесь с [ отделом по безработице штата ] для получения дополнительной информации.
• Текущий баланс ВОМ останется прежним. Вы можете использовать свободное время в это время, если хотите.

Мы обязуемся сделать все возможное, чтобы вернуть вас как можно скорее. Если вам нужны какие-либо разъяснения, не стесняйтесь обращаться к [ me/HR ] или [ manager_name ].

Желаем удачи.

[ Ваше имя и подпись ]

Образец письма о полном отпуске

Уважаемый г-н Томас,

С сожалением сообщаю вам, что ваша должность будет временно переведена в отпуск в связи с неотложными деловыми условиями, с 12/ с 03.03.2018 по 15.06.2018. Надеюсь, мы сможем восстановить вашу работу после этого критического периода.

Вот чего ожидать:

• В течение этого времени вы не будете получать никаких платежей от компании. Вы также должны полностью отказаться от своих рабочих обязанностей.
• Компания продолжит оплачивать ваше медицинское страхование и страхование автомобиля.
• Вы можете иметь право на получение пособия по безработице в соответствии с определенными критериями.