Поставить визу на документе: ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ \ КонсультантПлюс

Где ставить визы согласования? Чем это регулируется?

Место реквизитов на листе и отступы между ними

Делопроизводство и архив

№ 04 / 2023

Как размещать реквизиты на листе при оформлении
электронных документов в текстовом редакторе? Понятно, что в этом случае нужно руководствоваться схемами расположения реквизитов по ГОСТ Р 7.0.97-2016. Судя по всему, на практике для удобства используются позиции табулятора, которые указаны в Методических рекомендациях к предыдущему ГОСТ Р 6.30-2003. Почему-то в рекомендациях к новому ГОСТ эта информация отсутствует. Вопросы: — есть ли действующий документ, в котором закреплены эти позиции табулятора, выраженные не в печатных знаках, а в сантиметрах? — и как определить, сколько интервалов нужно отступить между определенными реквизитами?

Вера Иритикова

профессиональный управляющий документами,
документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

Когда регистрировать документ?

Делопроизводство и архив

№ 03 / 2023

Когда следует регистрировать документ,
который имеет жизненный цикл: подписание – согласование – утверждение (например, заявку на командировку сначала подписывает работник, потом согласовывают уполномоченные службы, потом утверждает уполномоченный руководитель): в момент подписания или утверждения?

Вера Иритикова

профессиональный управляющий документами,
документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

Уведомлять налоговую о смене паспорта гендиректора?

Делопроизводство и архив

№ 04 / 2023

Руководитель ООО поменял паспорт в связи
с достижением определенного возраста – ​45 лет. Нужно ли уведомить налоговый орган?

Максим Золотых

эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Когда регистрировать протокол?

Делопроизводство и архив

№ 03 / 2023

Подскажите, пожалуйста, есть ли правила
регистрации протокола? Он должен регистрироваться день в день, или можно его регистрировать позже в СЭД?

Вера Иритикова

профессиональный управляющий документами,
документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

Когда названия документов писать с большой буквы и брать ли в кавычки?

Делопроизводство и архив

№ 03 / 2015

Когда в преамбуле и по тексту договора
стоит писать названия видов документов («Договор», «Устав», «Доверенность») с большой буквы? Так многие делают, почему? Когда наименования видов документов стоит оформлять с большой буквы и когда с маленькой, например, «Инструкция по делопроизводству» или «инструкция по делопроизводству», «Положение о…» или «положение о…»? Когда их брать в кавычки, а когда нет? Есть какая-то логика или можно писать как угодно?

Вера Иритикова

профессиональный управляющий документами,
документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

Как оформить документ ДСП: «обычный» и в области обороны

Делопроизводство и архив

№ 09 / 2022

Можно ли у Вас получить пример оформления
документов ДСП в соответствии с постановлением Правительства РФ от 26. 11.2021 № 2052? В частности, несекретных сопроводительных писем с документами ДСП в приложении.

Вера Иритикова

профессиональный управляющий документами,
документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

Как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис?

Делопроизводство и архив

№ 05 / 2016

Подскажите, пожалуйста, как правильно в
деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис, например, Хож-Ахмед Султанович, Халимат Абрек-Зауровна?

Вера Иритикова

профессиональный управляющий документами,
документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

В каком порядке указывать должность, ученую степень и звание, ФИО?

Делопроизводство и архив

№ 08 / 2022

В какой последовательности необходимо
указывать в организационно-правовых документах должность, ученую степень, ученое звание, фамилию и инициалы? Есть ли правила?

Вера Иритикова

профессиональный управляющий документами,
документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

Виза на документе — это.

.. Определение понятия, порядок, критерии, ответственные

• 24 Мая, 2019
• 
  Термины
• 
  Юлия Абдулбарова

Документы обретают юридическую силу только после того, как их подпишут или согласуют. Но кто имеет право на это? В каком порядке происходит согласование? Виза на документе — это его подписание? Данные вопросы мы и разберем в статье.

Что это такое?

Виза на документе — это не отметка о разрешении на въезд в страну. Это качественно иное понятие.

Что такое виза на документе? Рассмотрим подходящие в данном контексте определения:

• Пометка должностного лица.
• Надпись на акте или документе, придающая ему силу или удостоверяющая подлинность.
• Надпись должностного лица на документации, придающая ей юридическую силу.
• Резолюция, указание исполнителям, разрешение на проведение определенных работ, совершение конкретных действий.
• Штамп, надпись, отметка в документе, свидетельствующая о подлинности или юридической силе бумаги.
• Послание, которое свидетельствует, что лицо, которое получает бенефицию, имеет на нее полное право.

Виза на документе — это, как мы разобрались, определенная надпись, печать, штамп, отметка. Теперь разберемся, в каких случаях и кем это проставляется.

Что такое визирование?

Перейдем к следующему термину. Визирование документов — это заверение их официальным лицом путем проставления личной подписи. Последняя удостоверяет, что визировавший ознакомился с содержанием документации и согласен с ним.

Виза на документе — это печать, штамп, личная подпись. Может не только удостоверять согласие с содержанием документа, но и обязывать всех, кому адресована данная бумага, руководствоваться изложенными в ней предписаниями либо непосредственно исполнять их.

Главная цель визирования, согласования документов в том, чтобы устранить обезличивание в разного рода деловых процессах.

При этом надо помнить, что официально слово «визирование» в деловых бумагах употреблять некорректно. Тут уместно применять термин «согласование». В деловой переписке эти слова являются синонимами, однако «визирование» более подходит для неофициальных бесед.

Таким образом, визирование — это согласование документа. Случай, когда исполнитель оформляет деловую бумагу визой (личной подписью, штампом). Выделяются визы согласования, указания, замечания.

Визирование (согласование) документации может быть как внешним, так и внутренним. Рассмотрим особенности этих двух случаев.

Внутреннее согласование

Оно производится с теми подразделениями, отделами, участие которых предусматривается при реализации данного документа. Если в учреждении действует юридическая служба, то бумаги до их визирования обязательно согласовываются со специалистом-юристом. Также документ может согласовываться с зам. руководителя, в поле ведения которого находятся вопросы, отраженные в бумаге.

Если выполнение документации связано с какими-либо финансовыми тратами, то ее обязательно визирует финансовая служба. В большинстве случаев подпись ставит главный бухгалтер. Он заверяет соглашения и договоры, связанные с получением/отпуском материальных ценностей, выполнением работ и оказанием услуг, приказы об установлении окладов, надбавок к заработной плате, положения о премировании.

Особенности оформления

Разберем теперь критерии визирования документов. Что касается внутреннего согласования, то к визе предъявляются следующие требования:

• Указание должности визирующего должностного лица.
• Его личная подпись.
• Расшифровка последней (фамилия и инициалы).
• Дата подписи.

Если визирующее лицо не согласно с содержанием документа, у него имеются дополнения и замечания к проекту, то все это излагается на отдельном листе. Он также подписывается и прилагается к основному документу.

Виза тут будет оформлена следующим образом:

• Надпись «Замечания прилагаются…»
• Должность.
• Личная подпись ответственного лица.
• Расшифровка (фамилия и инициалы работника).
• Дата согласования документа.

Место визы

Где ставится виза? Тут два случая:

• Подлинник бумаги отправляется из организации. Визу располагают ниже подписи. Или на левом поле последнего листа экземпляра ксерокопии, который будет оставлен в организации.
• Подлинник бумаги остается в компании. В большинстве случаев это внутренняя документация. Визу проставляют на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра подлинного документа.

Во всех учреждениях обязательно составляют список важнейших документов с указанием лиц, чьи визы необходимы для признания подлинности этих бумаг, придания документации юридической силы. Такой перечень обычно можно найти в приложениях к инструкциям по делопроизводству. Каждый из специалистов данной службы должен четко представлять, без визы каких ответственных лиц документ будет недействительным.

Внешнее согласование

Внешнее визирование документов в организации может происходить с привлечением целого спектра сторонних учреждений:

• Подчиненные и неподчиненные органы. В случае если бумага как-либо затрагивает их интересы.
• Научно-исследовательские организации.
• Общественные объединения.
• Органы вневедомственного и государственного контроля.
• Вышестоящие подразделения и проч.

Внешнее согласование документации может быть оформлено следующим образом:

• Протокол обсуждения проекта документации.
• Протокол согласования.
• Гриф согласования.

Как показывает практика, самым распространенным является именно последний вариант. Рассмотрим его более подробно.

Особенности оформления

Если обратиться к порядку визирования документов, мы увидим, что гриф согласования представлен двумя вариациями:

• Согласование с определенным должностным лицом.
• Согласование другим документом. Последним выступает некий протокол, письмо и проч.

Рассмотрим, как оформляется гриф согласования конкретным лицом:

• СОГЛАСОВАНО (прописными буквами, без кавычек).
• Должность ответственного лица с наименованием организации, которую оно представляет. Например «Директор школы №1».
• Личная подпись и ее расшифровка (фамилия и инициалы).
• Дата подписания документа.

В случае когда необходимо согласованием другим документом, оформление грифа стандартно следующее:

• СОГЛАСОВАНО (прописными буквами, без кавычек).
• Название подтверждающего документа. Например: «Протокол собрания профессионального комитета».
• Дата составления документа.
• Номер подтверждающей документации.

То есть, в конечном виде это будет выглядеть так:

СОГЛАСОВАНО

Протокол собрания профессионального комитета

18.12.2018 №1234.

В случае когда необходимо согласование документа сразу с несколькими организациями, к бумаге прикрепляется отдельный лист для ее визирования.

Виза согласования

Таким образом, нам нужно различать два схожих, но не равнозначных понятия. Это виза согласования и гриф согласования. Рассмотрим их отличительные черты.

Виза согласования характеризуется следующим:

• Определение по ГОСТу: реквизит, который фиксирует согласие/несогласие ответственного лица с содержанием документа.
• Кто уполномочен проставлять? Визу согласования прописывают исполнители (отделы, участвующие в реализации данного документа), заместитель руководителя по соответствующему вопросу, юридический отдел компании.
• Включает в себя наименование должности визирующего, его личную подпись с расшифровкой и дату.
• Виза согласования заверяет такие деловые бумаги, как организационные и распорядительные документы, технологические акты, типовые формы внутренней документации, доверенности и договоры.

Гриф согласования

Визирование документов руководителем — не единственный способ их подписания. Рассмотрим теперь отличительные черты грифа согласования:

• Определение по ГОСТу: реквизит, что выражает согласие стороннего учреждения, не являющегося автором документации, с ее содержанием.
• Кто уполномочен проставлять гриф? Неподчиненные и подчиненные структуры, вышестоящие ведомства, общественные и научные организации, государственные и вневедомственные образования.
• Обязательно включает в себя слова «СОГЛАСОВАНО», должность подписывающего лица, наименование организации, личную подпись, расшифровку и дату. Если соглашение подтверждается документом, то после «СОГЛАСОВАНО» указывается его название, дата составления и порядковый номер.
• Примерами документов, для которых необходим гриф согласования, являются договоры, контракты, кадровые бумаги (требующие согласования с профсоюзом).

Ответственные лица

В зависимости от содержания документации может потребоваться ее визирование самыми разными должностными лицами. Представим стандартный список сотрудников, кто уполномочен ставить визу согласования:

• Составители проекта данного документа.
• Исполнители, которым дано составленное поручение.
• Представители юридического отдела.
• Сотрудники службы делопроизводства.
• Главбух.
• При необходимости — другие заинтересованные работники организации.

Сроки согласования

Какие-то определенные сроки визирования документации определить сложно. Для каждого типа деловой бумаги они определяются в индивидуальном порядке. На это влияет следующее:

• Важность данного документа в иерархии деловых бумаг.
• Сложность конкретной документации.
• Количество этапов согласования бумаги.
• Число задействованных в визировании должностных лиц.

Основные правила

В заключение перечислим основные правила оформления виз и грифов:

• Виза проставляется строго на обороте последнего листа проекта непосредственно под текстом. Нередко к документу предлагается специальный лист согласования. Это удобно тем, что при незначительных переделках проекта его можно перепечатать заново, не собирая подписи по второму кругу.
• Виза оформляется в соответствии с ГОСТ 6. 30-2003. Как мы уже упоминали ранее, для внутренних документов достаточно указать должность ответственного лица, его личную подпись, ее расшифровку и дату. При внешнем визировании не забыть прописать «СОГЛАСОВАНО».
• В конкретных случаях вначале прописывают «Имеются замечания», «Замечания прилагаются», «Согласен с учетом замечаний». Тут нужно не забыть указать ссылку на лист, приложение, где данные замечания перечислены.

Подведем итоги. Виза сама по себе — реквизит документа. Кроме того, она составной реквизит, так как содержит в себе (по ГОСТу) несколько элементов. Какие именно — зависит от способов ее утверждения. Оно может быть внешним и внутренним. Стандартными составляющими визы являются: наименование должности ответственного лица, его личная подпись, расшифровка в виде фамилии с инициалами и дата подписания документа.

Похожие статьи

Термины

Что такое сигвей: описание с фото, назначение, технические характеристики и эксплуатация

Термины

Выборочная и генеральная совокупность: понятие, основные параметры

Термины

Что это такое ФСС: расшифровка и основные функции организации

Термины

Выборочное наблюдение — это наблюдение.

.. Понятие, виды и характеристика

Термины

ЧОО и ЧОП: расшифровка аббревиатур

Термины

Что такое виртуальная валюта: определение, виды, преимущества и недостатки

Гостевая виза: Подтверждающие документы для заявителя на гостевую визу

Подача заявления на визу | Международный офис Беркли

Все посетители-неиммигранты должны иметь действующую визу ( * , кроме канадцев) в паспорте, чтобы получить разрешение на въезд в Соединенные Штаты. Для получения общей информации посетите веб-сайт Государственного департамента США.

• Может потребоваться запись на собеседование для получения визы в посольстве или консульстве США за границей.
• Визы не могут быть выданы внутри Соединенных Штатов. Вы должны физически присутствовать в стране, в которой вы подаете заявление на получение визы.
• Максимальный срок действия визы и количество въездов определяются категорией визы и страной гражданства. Дополнительную информацию см. в Таблице взаимности для страны вашего гражданства и категории визы.

Визы F-1 и J-1

Чтобы получить въездную визу F-1 или J-1, выполните следующие действия:

1. Получите действующую форму I-20 (F-1) или DS-2019 (J-1) в Калифорнийском университете в Беркли, заполнив NIF (студенты, соискатели степени), VSIS (студенты летних сессий) или получив приглашение от отделения Калифорнийского университета в Беркли или лаборатории в качестве посетителя обмена J-1
2. Проверьте текущее время ожидания приема и выдачи визы в вашем городе.
3. Оплатите сбор SEVIS, если применимо.
4. Заполните форму заявления на получение визы DS-160 и оплатите сбор DS-160. (Обратите внимание, что некоторые заявители могут оплатить дополнительный сбор за визу в соответствии с их визовой категорией и национальностью.)
5. Запишитесь на прием для получения визы и пройдите собеседование в посольстве или консульстве США. (См. ниже необходимые документы.)

* Гражданам Канады не требуется подавать заявление на получение визы для въезда в Соединенные Штаты в качестве F-1 или J-1, но они все равно должны оплатить сбор SEVIS и представить свою форму I-20 или DS-2019 в США. порт ввоза. Однако, если у посетителя есть статус «приземлившегося иммигранта» в Канаде, для въезда в Соединенные Штаты требуется виза США.

Визовые встречи

Посетите веб-сайт Государственного департамента США, чтобы получить дополнительную информацию о процессе подачи заявления на получение визы и о временных посетителях США. Новые первоначальные студенты/ученые могут подать заявление на получение визы за 365 дней до начала программы.

Собеседование для получения визы и необходимые документы

Отправляясь на собеседование для получения визы, возьмите с собой:

• Паспорт (срок действия не менее шести месяцев)
• Действительный сертификат соответствия I-20 (F-1) или DS-2019(J-1)
• Свидетельство о зачислении (новые студенты F/J) или подтверждение зачисления (студенты F/J в настоящее время зачислены) или письмо о назначении в Калифорнийский университет в Беркли (стипендиаты J)
• Подтверждение финансовой поддержки (F/J, зачисленные в программу EAP или студенты, ищущие степень)
• Доказательство финансовой поддержки (ученики J) 
• Бланки заявлений на получение визы и сборы
• Квитанция об оплате SEVIS (только F-1 и J-1)
• Студентам F-1, обучающимся по программам OPT или STEM OPT Extension , не требуется доказательство зачисления, но они также должны принести карту EAD с неистекшим сроком действия и письмо с предложением работы или письмо с подтверждением текущей занятости.
• J-1 Студентам, проходящим академическую подготовку J-1 после завершения, потребуется форма J-1 AT DS-2019 и письмо с предложением о работе или письмо с подтверждением текущей занятости.
• Членам семьи F-1/J-2 или супругам-иждивенцам потребуется собственная форма F-1 I-20 или J-2 DS-2019 и копии всех основных документов F-1/J-1

.

В некоторых консульствах могут потребоваться дополнительные документы, поэтому посетите веб-сайт консульства, чтобы получить инструкции по подаче заявления на получение визы. Бланки заявлений на получение визы и сборы можно найти на веб-сайте консульства.

Время ожидания визы

Поскольку количество визовых встреч ограничено, а время обработки виз может быть длительным, записывайтесь на прием как можно раньше. Консульства обычно принимают записи за 120 дней до начала учебы. Могут быть длительные периоды ожидания назначений, особенно с мая по август. Тем не менее, консульства могут отдать приоритет абитуриентам F-1 и J-1, если это требуется.

Дополнительная информация

Расширенный визовый скрининг

Будьте внимательны к своему присутствию в социальных сетях!

Заявление на получение визы DS-160 включает конкретные вопросы, требующие от вас перечисления всех платформ социальных сетей, идентификаторов и псевдонимов, которые использовались в течение предыдущих 5 лет.

Для DS-160 может также потребоваться:

• Контактное лицо в США? F/J Зачисленные студенты  должны использовать контактный адрес и телефон Berkeley International Office и указать имя DSO/ARO, выдавшего вашу форму I-20/DS-2019.. J-1 Scholars  должны использовать имя и контактную информацию своего принимающего отдела.
• Адрес Где вы остановитесь в США? Если вы не знаете свой адрес в США, используйте адрес, который вы будете использовать, когда впервые приедете в США, это может быть временный адрес, например адрес отеля или друга.
• Пять лет ранее использовавшихся телефонных номеров, адресов электронной почты и международных поездок
• Признание всех предыдущих иммиграционных нарушений
• Причастны ли указанные члены семьи к террористической деятельности

Проверка безопасности

В некоторых случаях консульство может потребовать проверку безопасности при подаче заявления на получение визы.